Samhandling i bedriften handler om hvordan vi kommuniserer og jobber sammen på arbeidsplassen. I løpet av de siste 20 årene har det foregått en ekstrem endring i næringslivet, der kommunikasjonen har flyttet seg fra brev og telefon til e-post, videosamtaler og chat.

Å lykkes med samhandling i bedriften krever:

Nøkkelen til å lykkes med dette er å få de ansatte, prosesser og systemer til å fungere sammen.

Dagens arbeidshverdag er preget av informasjonskaos. Samhandlingen i bedriften bør forankres i systemer som tilrettelegger for fokus og konsentrasjon hos de ansatte. Det skal være enkelt å få tak i en kollega for raskt svar på et spørsmål uten å fysisk spørre. Gode samhandlingsrutiner skiller mellom viktige beskjeder (som krever oppmerksomhet) og beskjeder som leses når mottaker har tid.

Ekstern og intern kommunikasjon

Alle bedrifter er avhengige av å kommunisere på effektive måter, som tilrettelegger for tilgjengelighet og fjerner behovet for fysiske møter.
Vi skiller mellom interne og eksterne systemer. En god e-post løsning som effektivt sorterer ut viktig mail og alltid leverer e-post til mottaker er en god løsning for ekstern kommunikasjon. Klikk her for informasjon angående gode mail-systemer.

For internkommunikasjon anbefaler vi chat-baserte løsninger, som øker tilgjengeligheten, reduserer behovet for fysiske møter og samler all kommunikasjon på en plattform. Når du får en melding i et slikt system vet ansatte at det er jobbrelatert. Et godt eksempel på et slikt system er Slack. Slack er et chat-basert program som integreres med alle deres systemer. Slack flytter hele selskapets kommunikasjon til en plattform, hvor alle samtaler og emner er organisert og tilgjengelige. Slack finnes både til Mac, PC og Mobil, og er derfor tilgjengelig på alle enheter.

Systemer for samarbeid

I en bedrift er det mange oppgaver og prosjekter som skal fullføres for at hjulene skal gå rundt. De fleste er derfor avhengig av en oversikt over sine oppgaver og prosjekter på kort og lengre sikt for å få gjort det de skal. En ting er å holde oversikt på egne oppgaver, men en helt annen ting er å holde oversikt over et prosjekt som helhet, for å koordinere og fordele oppgaver ved behov.

3 typer samarbeidssystemer:

Prosjektstyring handler om å planlegge og holde oversikt over et prosjekt, fordelt på faser og ansvarlige ansatte. Et godt prosjektstyringssystem legger til rette for dette, og gir alle involverte oppdatering på status til enhver tid. De fleste bedrifter er avhengig av dette i en eller annen grad. Eplehjelp anbefaler ofte Asana til dette.

Oppgavefordeling og to-do-systemer handler mer om mindre gjøremål fra dag til dag. Mange trives med å planlegge dager og skrive ned hva som skal gjøres på Post-it lapper og har god oversikt. Ulempen med dette er at det er umulig for andre å følge med på status, uten å spørre fysisk. I tillegg blir det vanskelig å fordele felles arbeidsoppgaver og avstemme om oppgaven er gjort av hver enkelt ansatt. Derfor anbefaler Eplehjelp et felles to-do-system, der alle ansatte holder oversikt over egne oppgaver, og man også kan fordele oppgaver på andre. Trello er et godt alternativ her.

Produktivet og samarbeid handler om å legge til rette for effektivt samarbeid og produksjon av dokumenter, i en skybasert løsning. Med en tradisjonell Office- pakke finnes det ikke mulighet for å jobbe på samme dokument samtidig, og hele tiden se den andres endringer. Om to eller flere jobber på et dokument må de derfor sende versjoner som vedlegg frem og tilbake for å bli ferdig. For oss i Eplehjelp er dette veldig gammeldags. Moderne skyløsninger som Google Drive legger til rette for ekte samarbeid, der endringer skjer sømløst, og flere kan jobbe sammen, samtidig.

Trello er et slikt system, som lar deg fordele og samarbeide om viktige oppgaver. I tillegg til dette får du god oversikt over dine egne to-do lister.

Rutiner og kunnskap

Som sagt finnes det et hav av muligheter og systemer. Det viktigste av alt ved implementering av slike systemer er rutiner og kunnskap. Alle ansatte må vite hvordan de skal bruke systemene riktig for at de skal fungere på rett måte. Hvordan gir vi beskjed i chat systemet når det er en viktig beskjed, i motsetning til når det orienteres om informasjon? Hvordan deles fra en ansatt til en annen uten å sende den som vedlegg i mail? Dette er eksempler på vanlige utfordringer som dukker opp uten god opplæring og rutiner. Eplehjelp inkluderer alltid opplæring og utvikling av samhandlingsrutiner i selskaper vi jobber med.

Eplehjelp tilbyr gratis digital analyse til bedrifter som ønsker å analysere teknologibruk i bedriften. En slik analyse avdekker behov, og gir dere konkrete anbefalinger på hvilke samhandlingssystemer dere bør ta i bruk.

I løpet av de siste årene har Apple-produktene blitt mer og mer business-vennlige. Denne utviklingen har lagt til rette for bruk av Mac som hovedverktøy i de fleste bransjer. Hvorfor er det sånn? Les mer for se de 5 beste grunnene til å bruke Mac og Apple-produkter i bedriften.

Det er 5 store fordeler med å bruke Mac på jobb:

Macen er enkel i bruk

De fleste som ikke er spesielt opptatt av teknologi ønsker seg enkle brukergrensesnitt og en intuitiv arbeidsflyt. Her er Mac og Apple-produkter et veldig godt alternativ. Den er enkel i bruk og intuitiv for de aller fleste. Macens innebygde programvare, macOS, og arbeidsmetodikk er lagt opp enkelt, på samme måte som en iPhone.

Macen er mer stabil og varer lenger

Macen er dyrere enn de fleste PCer, spesielt om man sammenligner konkret maskinvare. Apple er en totalleverandør, som leverer maskiner av svært høy kvalitet. Eksempler på dette er skjermkvalitet og materialbruk. Dette gjør at en Mac ved første øyekast blir dyrere enn en PC. Fordelen med Mac er at at maskinen varer lenge, og at komponentene er dimensjonert til å levere i mange år. Som en regel sier vi at en Mac brukt i næringslivet vil holde i 5 år i motsetning til en PC som ofte byttes ut annethvert år.

Macen fungerer best med iPad og iPhone

I 2011 kom iCloud. Dette er Apples skyløsning som synkroniserer data mellom dine Apple-enheter. Kontakter, meldinger, e-post, musikk for å nevne noe. Dersom du allerede bruker iPad og iPhone på jobb vil du derfor mye enklere kunne jobbe på flere enheter med en Mac.

Macen er sikrere – mindre virus og sjanse for datatap

Om du har brukt PC før har du mest sannsynlig blitt utsatt for et dataangrep eller virus som har ødelagt maskinen din. Dette er ikke tilfellet på Mac. Siden langt færre bruker Apple-produkter, spesielt på jobb, finnes det færre virus og maskinene er mindre utsatt. I tillegg er selve operativsystemet til Apple sikrere.

Macen er perfekt for deg som skal starte eller jobber i et mindre selskap

Det å starte et nytt selskap innebærer mange utfordringer, blant annet på teknologifronten. For å raskest mulig komme på bena uten mye infrastruktur er en Mac perfekt. Du slipper en haug med dyr programvare, kan bruke iCloud og mange av de andre geniale funksjonene på Mac så man slipper å investere i mye utstyr ved oppstart.

Mac er er bra, men alt er selvfølgelig ikke perfekt

Mange kjøper Mac og Apple-produkter med en forventning om at alt skal bli så enkelt og greit. På mange måter blir det det, men som med mye annet krever det kunnskap, innsats og erfaring for å få ting til å fungere.

Apple-produkter er fantastiske verktøy, men du vil oppleve utfordringer her også, akkurat som med PCer og andre teknologiske dupeditter. Vi kan derimot garantere deg at en Mac- og Apple-hverdag er enklere og bedre enn de aller fleste alternativene.

Ta kontakt hvis du vil lære mer eller få gode råd!

Et velfungerende e-post system er noe av det viktigste bedrifter må ha på plass for lønnsom og effektiv kommunikasjon i bedriften. Et viktig aspekt med e-post er at den faktisk kommer fram til mottaker, og at ditt domene har god «Mail Deliverability». Les videre for å finne ut hvordan din bedrift ligger an.

E-post er den primære formen for kommunikasjon i næringslivet og blant bedrifter. Den har tross alt erstattet bruken av brev i løpet av de siste 20 årene. Kan du se for deg en eneste arbeidsdag uten at du trenger å svare på en e-post? Mest sannsynlig ikke. Et velfungerende e-postsystem er derfor noe av det viktigste bedrifter må ha på plass for lønnsom og effektiv kommunikasjon i bedriften. Et aspekt ved et velfungerende mail-system er “Mail Deliverability”, prosentandelen av e-poster som kommer ønsket frem til mottaker. Det er nemlig ikke gitt at e-posten kommer frem selv om riktig e-post adresse skrives inn. Hvis e-posten ikke kommer frem, og riktig adresse er skrevet inn kommer dette av at mottakers e-postsystem ser på din e-post som SPAM og uønsket e-post.

Hva skal til for at din e-post merkes som uønsket:

Domenets rykte på internett

De fleste bedrifter sender e-poster gjennom sitt eget domene. Domenet er navnet som skrives inn i nettleseren for å finne frem til selskapets webside. Alle ansatte i bedriften er med på å opprettholde domenets rykte og kvalitet på internett. Litt på samme måte som de fleste vet at Coca Cola lager brus, må bedriftens domene være assosiert med god kvalitet for at e-post skal komme frem til alle mottakere. 4 hovedgrunner til et dårlig e-post rykte:

For å forbedre domenets rykte må alle ansatte i bedriften for det første bruke oppdatert og riktig programvare til å sende e-post. Dette gjelder både Mac, iPad og iPhone, For det andre skal e-post fra vanlige datamaskiner ikke brukes til e-post markedsføring og masseutsending. For masseutsending av reklame anbefales det heller å bruke egen programvare på vegne av bedriften.

Kryptering og autorisering av e-post

Utover et dårlig domene-rykte på internett vil også en del e-post som sendes ut ikke komme frem til mottaker om den ikke er kryptert og autorisert. Dette handler kort fortalt om at avsender skal bekreftes opp mot mailserveren. Dette sikrer at det er personen som er listet som avsender, som faktisk sender e-posten. Hvis noen gir seg ut for å være en ansatt og sender e-poster til fremmede kan dette være skadelig for en bedrift. Løsningen henger sammen med bedriftens e-post server og er teknisk oppsett.

Du kan lese mer om kryptering og autorisering i denne artikkelen

Hvordan kan jeg få hjelp med dette?

Eplehjelp Bedrift hjelper bedrifter med å øke sin “Mail deliverability”, i tillegg til å sette opp nye og moderne e-postløsninger for de som ikke har det. Les mer her

Om dere sliter med dette problemet nå eller ønsker mer informasjon er det bare å ta kontakt, så avtaler vi et møte og ser hvordan vi kan hjelpe dere.

Bruker du Mac i din bedrift og Outlook som mailprogram?
Da bør du lese dette.

For litt over en måned siden lanserte Apple sitt nye operativsystem macOS High Sierra, som inneholder en rekke ytelse- og sikkerhetsforbedringer. Denne oppdateringen medfører et nytt filsystem på Macen. Kort fortalt fører dette til at harddisken snakker et annet språk og tilpasninger må gjøres.

For de som bruker Outlook 2016 innebærer dette at siste versjon av Outlook må være installert.

Slik gjør du det, etter installasjon av macOS High Sierra:

Trenger du mer hjelp med Office pakken på Mac eller e-post som ikke fungerer som det skal? Ta kontakt med oss her på nettsiden eller ring oss i dag.

E-post er kanskje den viktigste formen for kommunikasjon i næringslivet. De aller fleste bedrifter er derfor avhengig av et velfungerende e-post og samhandlings-system.

Dette forutsetter:

Dersom dere sliter med noen av disse tingene kan det tyde på et utdatert e-postsystem. Der disse utfordringene er tilstede, baller det fort på seg flere og større utfordringer etterhvert. Dette merkes spesielt når bedriften vokser eller behovet for e-post endrer seg.

Eldre e-post systemer

Når bedrifter kjøper et domene til sine websider følger det med enkelt e-postsystem knyttet til domenet. Disse løsningene ligger på leverandørens servere, og er veldig primitive. Kjennetegn er:

Moderne e-post systemer

Løsningen på disse problemene er overgang til et moderne og sofistikert e-post system. Disse lar dere dele kalendere, gir alle ansatte stor lagringsplass og gjør det enklere å sette opp og bruke e-post. Dere beholder det samme domenet, men e-post går gjennom et annet system. Eksempler på e-postsystemer som vi bistår kunder med er G Suite for bedrifter og Office 365. Dette er blant verdens beste løsninger, og spesialtilpasses deres behov.

Mer enn bare e-post

Office 365 og G Suite er mye mer enn e-postsystemer. De er også samhandlingssystemer med uante muligheter. Bedriften får hovedsakelig fire ting:

Vi hjelper, drifter og setter opps Office 365 og G Suite for bedrifter. Hvilken løsning som passer best avhenger av behov, antall ansatte og ønsket funksjonalitet.

Ønsker du å høre mer om hva vi kan gjøre for dere på området? Ta kontakt for å booke et møte!