OneDrive er skylagringstjenesten til Office 365 som også lar deg synkronisere filer fra skyen til Macen samt hente filer fra SharePoint. Ved installasjon er det visse ting å huske på, sånn gjør du det steg for steg.

Last ned programvaren

1. Logg inn på din portal på denne siden
2. Klikk på Installer Office-apper oppe til høyre i vinduet og velg Office 365

Nedlastingsfilen er på 1,8 GB så dette kan ta noe tid. Når nedlastingen er ferdig, finner du den i Finder → Nedlastinger som en .pkg-fil.

Installer programvaren

1. Finn Office_365.pkg i Nedlastingermappen
2. Dobbelklikk på ikonet og følg installasjonsguiden

Når installasjonen er ferdig, finner du alle Office-programmene i Finder → Programmer.

Konfigurer OneDrive

Gå til Finder → Programmer og åpne OneDrive.

1. Logg på med e-postadresse og passord
2. Velg hvor din lokale OneDrive-mappe skal ligge i Finder
3. Velg hvilke mapper som skal synkroniseres til Macen

Fra App Store

Dersom du ikke har Office 365, må du laste ned OneDrive separat fra App Store.

1. Åpne App Store
2. Søk etter OneDrive og klikk Hent og Installer

Programmet legger seg rett i Finder → Programmer. Åpne og logg på med e-postadresse og passord. Nå er det noen innstillinger som må på plass.

1. Gå til OneDrive-ikonet i menylinjen
2. Trykk på de tre rundingene øverst til høyre

3. Gå til Innstillinger
4. Under Generelt, huk av for Åpne ved innlogging

Du må også aktivere OneDrive-tillegget for Finder.

1. Åpne systemvalg og gå til Tillegg
2. Gå til Finder i sidepanelet og huk av for OneDrive Finder Integration

Dette kalles Shadow IT og er en utfordring som har oppstått hos flere bedrifter de seneste årene, i takt med at løsninger som Google Docs og Dropbox har kommet på banen. I praksis oppstår det når det innføres teknologiske løsninger som er utenfor IT-avdelingen og ledelsens kontroll. Dette øker risikoen for datatap og fører ofte til ineffektivt arbeid, som kan resultere i økte kostnader og stor sikkerhetsrisiko for bedriften.

Hvorfor oppstår det?

En stadig høyere andel av arbeidskraften er viderekomne på data og teknologi. Innen 2020 beregnes halvparten av ansatte til å være millennials som er oppvokst med internett og teknologi. Dette krever at de teknologiske løsningene hos bedrifter er oppdaterte og tilrettelagt for moderne og effektiv jobbing.

Når dette ikke er tilfelle, tar de ansatte saken i egne hender. Det blir innført programvare og teknologiske løsninger som øker produktivitet, men ikke er godkjent av ledelsen eller IT-avdelingen. Når ledelsen er uvitende om disse løsningene, går det på bekostning av IT-sikkerhet, standardiserte måter å jobbe på og compliance i systemer.

Implikasjoner

IT-risiko

En stor del av Shadow IT er ny programvare tilknyttet private kontoer. På disse kontoene er ofte sikkerheten lavere og risikoen for at sensitiv data kommer på avveie vesentlig større. Ved mangel på IT-instruks og bedriftsinformasjon på private enheter, senkes IT-sikkerheten betraktelig.

Det er også en grunn til at bedrifter har intern eller ekstern IT-avdeling. Når enkeltpersoner uten nødvendig kunnskap setter opp programvare i bedriften, er faren stor for at det ikke gjøres riktig og i henhold til bedriftens sikkerhetsrutiner.

Inkonsistent og ineffektivt arbeid

Når programvare og bruk av denne varierer på tvers av bedriften, vil det til slutt slå tilbake på de som bruker den. Om noen bruker Google Docs og andre bruker Word, må innhold kopieres, limes inn, eksporteres og importeres. Dette fører til ineffektivitet, usikkerhet og frustrasjon. I tillegg setter det en stopper for oppsettet IT-avdelingen faktisk har satt opp og vurdert som optimalt for både ansatte og organisasjonen.

Unødvendige kostnader

Ansatte i markeds- eller økonomiavdelingen skal ikke bruke tiden sin på å lete etter programvare, ei heller installere og implementere det. Når IT-avdelingen må inn og rydde opp, løper det også der unødvendige kostnader

Hvordan forebygge Shadow IT?

Til syvende og sist er det IT-avdelingen og ledelsens ansvar å sørge for at IT-sikkerhet, rutiner og løsninger ligger til rette for de ansatte. Det første steget er ofte å innrømme utfordringen er tilstede. Her er våre tips for å unngå Shadow IT.

1. Kartlegg behov

Gjennomgå de ansattes rutiner og behov for teknologiske løsninger. Med utviklingen som har vært de siste 10 årene, endres behovene kontinuerlig. Snakk med de ansatte og kartlegg hvordan deres arbeidshverdag kan optimaliseres med hjelp av teknologi og programvare.

2. Standardiser systemene

Gå for ett kjernesystem med eventuelle tilleggsprogrammer, gjerne en skyplattform som G Suite eller Office 365. Sørg for at denne dekker behovene som er i bedriften og at de ansatte bruker dette konsistent. Dette unngår at de ansatte må lete etter programvare som dekker deres behov.

3. Ikke undervurder opplæring

Når løsningene og systemene er satt, må de ansatte kunne bruke de for å utnytte de best mulig. Bruk tid på å implementere og lære opp. Dette sørger for at eksisterende vet hvilke løsninger som skal brukes til hva og gjør arbeidsflyten strømlinjeformet. For nyansatte er vil det bli enklere å komme inn i rutiner samt bruke mindre tid på opplæring.

I takt med teknologisk utvikling og ansatte som foretrekker en moderne måte å jobbe på, har sanntids samarbeid blitt en stor del av arbeidsdagen. Er din bedrift en av de som ikke har kommet i gang enda?

Hva er sanntids samarbeid?

Programvare som lar deg samarbeide i sanntid via direktemeldinger, video og redigering av dokumenter. Det baseres på skytjenester, som Microsofts Office 365 og Googles G Suite, som blir stadig vanligere på moderne arbeidsplasser.

Her er fem gode grunner til å benytte seg av dette.

1. Enklere å holde møter

Flere skytjenester, som Office 365 og G Suite, har integrerte videoløsninger. For bedrifter med ansatte på flere lokasjoner er sanntids samarbeid viktig for å samles uten å fysisk møtes. Da kan alle involverte komme med sine innspill uten reisetid og kostnad. Dette gir fortgang i prosesser, avgjørelser kan tas fortere og prosjekter kan landes.

2. Økt produktivitet

Du kan jobbe sammen med andre i samme dokument og se endringer når de gjøres. Dokumentene er delte, så du unngår forvirring fordi alle involverte kan se og prate om innholdet. På denne måten unngår du endringer, versjoner frem og tilbake på e-post og kopiering av dokumenter for å komme til et endelig resultat.

3. Det appellerer til den nye generasjonen arbeidstakere

Innen 2020 vil 50% av arbeidskraften være millennials som er vokst opp med internett og teknologi. Disse krever effektive og moderne arbeidsmåter samt fleksibilitet til å jobbe utenfor kontoret.

4. Økt mobilitet

Dersom noe skjer som må tas hånd om raskt, vil du ha tilgang til all informasjon fra der du er. Koble til internett på flyplassen, på toget eller en sen kveld hjemme for å få jobben gjort.

5. Kutt kostnader

Oppsett av en skytjeneste med mulighet for sanntids samarbeid, samler flere tjenester under ett tak og du kan kutte kostnad på overflødig programvare. Reisekostnader og kostnad til lokaler synker og økningen i produktiviteten lar de ansatte bruke mer tid på kjerneoppgaver.

Hvordan gå frem?

Det er mange faktorer som skal vurderes, men hovedlinjene er:
1. Kartlegging av organisasjonen og behov
2. Valg av løsning
3. Oppsett av løsning
4. Implementering og opplæring

Vår erfaring er at mange bedrifter vil, men ikke klarer å legge til rette for denne måten å jobbe på. Hvilken løsning skal du velge? Hva passer for dere? Hvordan settes det opp?

Dette hjelper vi bedrifter med.

Les hvordan vi jobbet med Mr. Iceman her.

Sammen vurderer vi dagens arbeidsmåte, menneskene i organisasjonen, miljøet rundt og programmer som er kritiske for dere i dag. På bakgrunn av dette setter vi opp den løsningen som best mulig tilrettelegger for samhandling, produktivitet og effektivitet. Vi har stort fokus på opplæring i etterkant for å få mest mulig nytte av nye systemer.

Ta kontakt med en av oss for å vite mer om hvilke muligheter din bedrift har.

Bestill Digital kartlegging her.