I løpet av en uke bruker ansatte over 15 prosent av tiden på å lete etter dokumenter*. Denne tiden kunne blitt brukt på mer verdiskapende arbeid. Flere skytjenester og liten kontroll på hvor filer og data ligger lagret er noe vi ser hos mange av våre kunder.

Problemer med skykaos

Det er et økende fokus på digitalisering og skytjenester i bedrifter verden over. De aller fleste har som ønske å utnytte skyen på best mulig måte, men overdreven entusiasme skaper ofte kaos. Poenget med skyen er ikke å bruke den mest mulig og flest mulig skytjenester. Det handler om bruke skyen på en smart måte, men hva er konsekvensen av kaos?

Teknologiske øyer skaper ineffektivitet

Hvis dere bruker flere tjenester som ikke snakker med hverandre, øker kompleksiteten og ineffektiviteten betraktelig. Du har i hovedsak teknologiske øyer, og det er en vesentlig faktor for økt kompleksitet. Øyer kan være flott for ferier, men ikke for datalagring.

Shadow IT

Hvis ansatte ikke er fornøyd med dagens løsning i bedriften, kan de begynne å bruke programmer og løsninger som ikke er godkjent av ledelsen eller den ansvarlige avdelingen i bedriften. Dette skaper en sikkerhetsrisiko, da det ofte er snakk om bruk av personlige kontoer som ikke er kontrollert. Shadow IT kan du lese med om her: Shadow IT – hva er det og hva betyr det for deg?

Unødvendige kostnader

Flere skytjenester betyr flere leverandører som skal ha betalt for tjenester. På et grunnleggende nivå er skytjenester veldig like, og det er ofte helt unødvendig å bruke flere leverandører for samme tjeneste.

Sikkerhet

Kaos i skyen kan redusere sikkerheten hvis man ikke har kontroll. Ved å lagre data flere steder øker faren for at noe blir delt med feil person, at data blir lagret på private områder, at data blir lagret på usikre områder med mer. Dette kan ha store konsekvenser både for bedriftens og kundenes data. Både forretningsmessig og juridisk.

En godt gjennomtenkt lagringsstrategi er løsningen

Ett kjerneverktøy

Det viktigste delen av en lagringsstrategi er at bedriften har ett kjerneverktøy, og alt bygges rundt dette. I dag er det Google og Microsoft som leverer de beste helhetlige skyløsningene, med henholdsvis G Suite og Office 365. Disse har mulighet for:

• Skylagring og fildeling internt og eksternt
• E-post
• Kalendere
• Samarbeid i sanntid

Men selv med ett kjerneverktøy i skyen kan det bli kaos. Hvis man ikke har gode retningslinjer på hvor og hvordan filer og data blir lagret i skyen, er kaoset tilbake innen kort tid.

Standardisert navngiving

Noe av det viktigste for å kunne søke opp dokumenter du trenger er at dokumentene har relevante navn. En standardisert navngiving av filer er noe alle bedrifter må implementere for å unngå kaos. I tillegg til navngiving kan man også legge legge til emneknagger eller beskrivelser på dokumenter slik at det blir enda enklere å søke opp.

Et eksempel kan være:

Filnavn:	2018-08 – Møte med Google – Notater Jonas
Emneknagger:	“Møtenotater”, “Google”, “Jonas”, “August”, “2018”

Standardisert struktur

Hvis du ikke finner det du leter etter gjennom et søk, eller skal finne en gruppe dokumenter, burde det være intuitivt hvor dette ligger. Med en standardisert struktur vil alle i bedriften lagre filer i en filbane som resten av medarbeiderne er kjent med. Hvis dere har filer som kun deler av bedriften skal ha tilgang til, er det også viktig å tenke på dette når strukturen settes opp, slik at det er enkelt å bestemme tilgangsnivåer tidlig i mappestrukturen, istedenfor på filnivå.

Hvordan gå fra kaos til full kontroll?

Hvis dere har flere skytjenester eller generelt kaos i skyen anbefaler vi å gå gjennom en analyse av lagringsstrategi. Dette vil gi vesentlig merverdi i forhold til å prøve å lappe sammen dagens løsning.

En analyse av lagringsstragi begynner med kartlegging av hvilke behov og ønsker dere har, og hvordan data er lagret i eksisterende løsning. Ut ifra dette det velges en løsning som passer for dere. Denne må deretter settes opp og implementeres i bedriften.

Etter ferdig oppsatt løsning er det viktig å lære opp og forankre lagringsstrategien hos medarbeiderne. Her vil man også se på hvilke retningslinjer som må følges i forhold til navngiving og struktur slik at man unngår kaos også i fremtiden.

God fildeling og struktur kan gi uendelige muligheter for innovasjon og samhandling. Lykke til og si ifra om dere trenger bistand!

*kilde: 2012, Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC

Finder er hjertet til Macen med filer, dokumenter, programmer og bibliotek. Den brukes hver dag og bør tilpasses ditt bruk. Her er våre beste tips for bedre bruk av Finder

Valg for Finder

Som med alle andre programmer, trykker du CMD + , for å komme til innstillinger i Finder

Generelt

Under fanen Generelt kan du velge hvilken mappe som skal åpnes i et nytt Finder-vindu. Sett denne til en du ofte bruker, som Dokumenter eller en OneDrive-mappe.

Etiketter

Bruk etiketter for å kategorisere filer, dokumenter og mapper. Her kan du legge til nye, navngi og tildele farge.

Se etter Etiketter i sidepanelet i Finder. Sekundærklikk på en fil for å tilegne etikett. Dette er smart for filer koblet til prosjekter, avdelinger eller temaer. Klikk på etiketten i sidepanelet i Finder for å se filene.

Sidepanel

Legg til og fjern mapper fra sidepanelet i Finder. Vi anbefaler å legge de du faktisk bruker under Favoritter og fjerne de du sjeldent ser på.

Tastatursnarveier i Finder du må kunne

⌘ + NNytt Finder-vindu

⌘ + TNy fane

⌘ + WLukk vindu/fane

⌘ + shift + NNy mappe

Tilpass verktøylinjen

Høyreklikk på den grå linjen øverst i Finder-vinduet og velg tilpass verktøylinje. Dra handlingsknappene fra vinduet som kommer opp til de ledige plassene for hurtig tilgang til handlinger. Huk av for Vis Symboler og tekst for forklaring på knappene.

Vis bane-, fane-, og statuslinje

Gå til Vis i Menylinjen og klikk Vis Banelinje, Vis Fanelinje og Vis Statuslinje. Nå får du flere faner øverst i Finder-vinduet, ser i hvilken mappe dokumentet du har markert ligger i, samt informasjon om mappen nederst i vinduet.

Markere flere filer

Hold inne CMD og klikk på flere utvalgte, vilkårlige filer for å markere de. Klikk på en fil og hold inne Shift. Markér deretter en fil lenger ned i mappen for å markere alle mellom de to. Du kan også bruke piltastene for å markere filene.

<h2Hurtigvisning

Om du ikke ønsker å åpne filen i et program, kan du hurtigvise den ved å markere og trykke mellomromstasten. Da får du opp en forhåndsvisning av filen som enkelt kan lukkes igjen med samme mellomromstast.

Er skyen backup? Det korte svaret er nei, men det finnes skytjenester som gir deg en sikkerhetskopi i skyen. Disse skiller seg allikevel fra iCloud, Dropbox, Jottacloud og andre som leverer sky-synkronisering.

Sikkerhetskopi er egentlig mer komplisert enn du tror, men det trenger ikke være det for deg. Du trenger ikke å sette deg inn i hva RAID, full og trinnvis sikkerhetskopi eller hva kald sikkerhetskopi er, så lenge du følger disse rådene.

Sky-synkronisering er ikke sikkerhetskopi i skyen

Selv om filene du har lagret i Dropbox, Google Drive eller iCloud er lagret i skyen, er ikke dette en sikkerhetskopi i skyen. Dette kalles sky-synkronisering, og oppfyller ikke kravene til en sikkerhetskopi.

Hovedformålet til sky-synkronisering er å gjøre filer tilgjengelige, uavhengig av hvilken enhet du bruker. Den nyligste redigerte versjonen overskriver tidligere versjoner, slik at du kan fortsette med arbeidet. Dette er bra for hva det er ment for, men ikke sikkerhetskopiering. Det er spesielt to forskjeller mellom synkronisering og sikkerhetskopi.

• Hvis du sletter en fil i skyen (eller fra andre enheter), vil den bli slettet fra skyen og alle enheter. Derimot, hvis du sletter en fil fra en mappe som er sikkerhetskopiert, vil filen beholdes på sikkerhetskopien.
• Ved skysynkronisering vil du alltid ha tilgang til nyeste versjon av et dokument, men muligheten til å gjenopprette tidligere versjoner er begrenset. Med en skikkelig sikkerhetskopi har du avansert filhistorikk og kan gjenopprette eldre versjoner av et dokument.

For at noe skal bli kalt en sikkerhetskopi må disse kriteriene oppfylles:

• Lager duplikater som lagres et annet sted
• Avansert filhistorikk
• Opprettholdelse av mappestruktur
• Tar et øyeblikksbilde av maskinen som senere kan gjenopprettes
• Mulighet til å hente ut enkeltfiler fra sikkerhetskopien

iCloud, Dropbox, Google Drive og andre leverandører sine funksjoner for sky-synkronisering oppfyller ikke disse kravene.

Slik setter du opp en skikkelig sikkerhetskopi

Vi anbefaler å sette opp et 3-2-1 sikkerhetskopi system. Det betyr at du har dataen din lagret 3 steder, hvor 2 av de er lokalt, og 1 er en sikkerhetskopi i skyen. Den ene av de lokale stedene er din egen maskin og den andre er en fysisk sikkerhetskopi.

Med ekstern harddisk

For å ta en fullstendig sikkerhetskopi av Macen din kan du bruke det innebygde programmet Time Machine. Dette tar en fullstendig kopi alle av dine data, programmer og innstillinger til en ekstern enhet. Med sikkerhetskopien kan du gjenopprette alle data og innstillinger til en ny Mac.

Fremgangsmåte Mac:
1. Koble til en ekstern harddisk (denne burde kun brukes til Time Machine)
2. Åpne Systemvalg
3. Gå til Time Machine
4. Trykk på Velg sikkerhetskopidisk og velg disken du har tilkoblet.
5. Time Machine tar nå en sikkerhetskopi av Macen, og vil gjøre det automatisk hver gang den, og strøm, er koblet til.

Du kan bruke maskinen din som vanlig samtidig som den sikkerhetskopierer.

Sikkerhetskopi i skyen

For å sikkerhetskopiere i skyen er det viktig å bruke en løsning som er ment for nettopp det. Ingen av løsningene med sikkerhetskopi i skyen gir den samme fullstendige sikkerhetskopien av maskinen som Time Machine hvis du ønsker å bruke maskinen mens den sikkerhetskopierer. Sikkerhetskopi i skyen er mer rettet mot filer og data og ikke innstillinger og programmer.

Vi anbefaler å bruke løsningen fra Crash Plan som dekker alle de nevnte kriteriene for en sikkerhetskopi. Du vil da kunne ta sikkerhetskopi av alle ønskede mapper og filer til skyen. Crash Plan gjør dette automatisk hver dag gjennom nett, og lagrer kun endringene du har gjort siden siste sikkerhetskopi. På den måten blir mengden data gjennom nettverket minimert, slik at du merker så lite som mulig til det. For å være sikker på at maskinen har blitt sikkerhetskopiert, får du en e-post hver dag med oppsummering av dagens sikkerhetskopi.

Jobber du bare i skyen eller har mer spesifikke behov? Ta kontakt for hjelp med sky-til-sky sikkerhetskopiering eller mer avansert sikkerhetskopiering.

Sliter dere med å skape verdi med teknologi? Test din bedrifts digitale tilstand her.

“Macer kan ikke få virus”. Dette er en myte som har florert i flere tiår. Allikevel er det sant Macer er sikrere og har lavere sannsynlighet for å få virus, men ingen operativsystemer er perfekte, så Macen din er ikke immun mot virus.

Vi presenterer her våre 5 enkleste tips for å holde Macen din sikker.

Oppdatere operativsystemet

Noe av det viktigste for å holde maskinen din sikker er å holde den oppdatert. Apple vil mest sannsynlig finne og reparere eventuelle sårbarheter før de blir et stort problem.

Oppdateringer av operativsystemet gjøres i App Store → Oppdateringer.

Laste ned et virusprogram

Selv om operativsystemet og brannmuren er god beskyttelse er det alltid greit å bruke et eksternt virusprogram. Dette behøver ikke koste flere tusen i året, da det ofte holder med et gratis-program. Vi anbefales Bitdefender, som lastes ned gratis fra App Store, og er forholdsvis enkelt å bruke, samtidig som det fanger opp det meste av malware og virus.

Laster du ned et anti-virusprogram App Store er du også sikker på at Apple har godkjent programmet.

Aktivere Brannmur

En brannmur avgjør hvilke data som får lov til å sendes å motta via nett. Alle Macer har en brannmur innebygd, men den er ikke alltid aktivert som standard.

Denne aktiveres under ved å:
1. Gå til Systemvalg og deretter Sikkerhet og Personvern
2. Gå til fanen Brannmur og velg aktiver.

Systemvalg

Nettvett

Uansett hvor gode programmer eller brannmurer du har, så er du som bruker maskinen den største trusselen. Hvis du utilsiktet godtar en nedlastning eller trykker på en link i en e-post, så kan du raskt få virus. Mange virus på Mac baserer seg ikke på sårbarheter i systemet, men godtroende brukere.

– Ikke tro på e-post som forteller deg at de har materiale de utpresser deg med
– Ikke trykk på linker i suspekte e-poster
– Hvis en pop-up forteller deg at du har virus, ikke trykk på den
– Ikke strøm filmer på ulovlige nettsider

Forsiktig bruk utenfor hjemmet

Når du har maskinen din med på reise er det spesielt viktig å passe på.

1. Vær forsiktig med å koble på offentlige, usikrede nettverk.
2. Aldri gå fra maskinen din uten at den er låst med passord.
3. Vær sikker på at Macen din er kryptert.

Du har sikkert sett bildet av Facebook-sjef, Mark Zuckerberg, med tape foran frontkamera og mikrofonen på Macen sin. Flere av våre kunder gjør også dette. Er man paranoid eller er det en reell grunn til å gjøre det? Det er nok litt av begge deler.

Internett, innhold i skyen og undervurdering av IT-sikkerhet gjør at det kan være en reell risiko for å bli hacket. Vi har sett flere tilfeller av svindel e-poster som er mistenkelig like Apples egne og Prinser som vil gi deg 1 000 000 000 USD$. Dette er i alle tilfeller for godt til å være sant og bør slettes umiddelbart. Den beste måten å avsløre dette på er

En annen trussel er at noen skal ta over kameraet og få innsikt i hjemmet ditt via frontkameraet på Macen. Vår erfaring er at dette sjeldent forekommer og om noen gjør dette, er målet personer i offentligheten eller i høye stillinger.

I utgangspunktet skal macOS sikre deg mot slike angrep, men det skader selvfølgelig ikke å være på den sikre siden. Teip gjerne en bit foran kameraet, så er du sikret i tilfelle noen hacker det.

IT-sikkerhet skal aldri undervurderes og derfor har vi laget en egen liste med de viktigste tiltakene du kan gjøre.

Se tiltakene på denne siden.

De siste årene har det kommet flere og flere verktøy for å øke samhandling og effektivitet i bedrifter. I utgangspunktet er dette en god utvikling mot å bruke teknologi aktivt i bedrifter, men kan det bli for mye av det gode?

Utfordring

Hvis bedriften ikke har noen verktøy, er det ekstremt liten mulighet for samhandling og produktivitet. Det er vanskelig å jobbe sammen, dele dokumenter og enkelt hente informasjon og filer fra andre.

Med for mange verktøy, oppstår forskjellige måter å jobbe på tvers av bedriften. Om ledelsen jobber i One Drive og e-post, markedsavdelingen foretrekker Google Docs og Hangout, utviklerne snakker sammen på Slack og bruker Dropbox, synker samhandlingen og produktiviteten i hele bedriften.

Hvis bedriften ikke er oppdatert på teknologiske løsninger og ansatte finner verktøy og løsninger selv, kan det få store konsekvenser. IT-sikkerhet og retningslinjer fra ledelsen kan gå på bekostning av programvare som gjør arbeidsdagen enklere. Her mister ledelsen kontroll på hvilke verktøy som brukes

Dersom kunnskapen hos de ansatte også er begrenset, øker risikoen for brukerfeil som utsetter bedrifts- og kundedata for stor risiko samt begrenser mulighetene for samhandling og effektivitet.

Løsning

Det er mest effektivt ha ett kjerneverktøy du bygger alt rundt. Skybaserte tjenester som Microsofts Office 365 og Googles G Suite er de beste alternativene for et komplett oppsett med:

– E-post
– Kalendere
– Samarbeid i sanntid
– Fildeling

Disse løsningene tar også hensyn til sikkerhet, brukeradministrasjon og synkronisering. Med riktig oppsett er mulighetene mange. Jobb fra hvor du vil – samtidig med andre i samme dokument – og se endringene milisekunder etter at de gjøres. Få tilgang til kollegaers kalender for å se når de er tilgjengelige og inviter de til møter. Erstatt irrelevante e-poster internt med raskere chat- og videoprogrammer. Opprett en felles filbank med tilpassede tilganger og synkronisering for rask og enkel tilgang. Del informasjon sømløst med eksterne. Alt dette med én bruker og ett system.

Hvordan gå frem?

Det er mange faktorer som skal vurderes, men hovedlinjene er:
1. Kartlegging av organisasjonen og behov
2. Valg av løsning
3. Oppsett av løsning
4. Implementering og opplæring

Vår erfaring er at mange bedrifter vil, men ikke klarer å legge til rette for denne måten å jobbe på. Hvilken løsning skal du velge? Hva passer for dere? Hvordan settes det opp?

Dette hjelper vi bedrifter med.

Les hvordan vi jobbet med Mr. Iceman her.

Sammen vurderer vi dagens arbeidsmåte, menneskene i organisasjonen, miljøet rundt og programmer som er kritiske for dere i dag. På bakgrunn av dette setter vi opp den løsningen som best mulig tilrettelegger for samhandling, produktivitet og effektivitet. Vi har stort fokus på opplæring i etterkant for å få mest mulig nytte av nye systemer.

Ta kontakt med en av oss for å vite mer om hvilke muligheter din bedrift har.

Bestill Digital kartlegging her.