Vi ser stadig nedprioritering av opplæring, både i kostnads- og tidsbudsjetter. I de virksomhetene hvor opplæring faktisk blir prioritert, gjennomføres den med hverken strategi eller mål, som reduserer verdien av opplæringen. Så hvordan kan opplæringen gi bedre resultater?

Resultatene av opplæring er ikke alltid like enkelt å måle, men økt effektivitet og redusert frustrasjon hos sluttbrukere burde alltid inkluderes i en vurdering av måloppnåelse. Vi har samlet fire aspekter av opplæring som kan bidra til økt verdi og resultat av opplæring.

1) Demonstrasjon er ikke forankring

Demonstrasjon av hvordan en programvare skal brukes eller hvordan en arbeidsoppgave skal utføres gjør ikke at den ansatte lærer seg bruken og fremgangsmåten. Alle har sin måte å jobbe på, og det skal mer enn en demonstrasjon til for at mennesker skal endre hvordan de arbeider. Dersom de er usikre eller ikke forstår hvordan noe skal gjøres, faller de ofte tilbake til gamle rutiner. Det krever innsats både fra leder og ansatte for å forankre nye løsninger og nye måter å jobbe på.

2) Opplæring er ikke et maraton

Vi erfarer at det trengs flere runder opplæring og implementering for å endre måten mennesker jobber på. Tidsperspektivet er også viktig. Det må være en viss periode mellom hver seanse for at deltakerne skal kunne bearbeide og implementere det de har lært. Det holder ikke med to fulle dager hvor man lærer “alt”.

Opplæring må sees på som flere sprinter, ikke et maraton. For å forankre et endret bruksmønster må opplæringen bestå av flere, kortere, seanser. En god løsning er å ha en fast time i uken med opplæring og fokus på å implementere endringen i løpet av den følgende uken. Lær og implementer, lær og implementer og så videre.

3) Strategisk fokus i opplæring

For at den tiden dere setter av til opplæring skal være verdiskapende må opplæringen baseres på en plan og ha et strategisk fokus. Strategien burde tydeliggjøre tre til fem fokusområder som fører til en positiv effekt på de ansatte. Opplæringen burde deretter fokusere på denne kunnskapen og kompetansen. Uten en strategi kan det fort bli opplæring for opplæringens skyld.

Videre må ansatte som deltar på opplæringen være de som faktisk har nytte av den. Hvis deltakerne ikke har behov for opplæringen burde de ikke være tilstede, da de ikke vil ha tilstrekkelig interesse til å ta til seg læringen.

Til slutt må opplæringen være interessant og verdifull for de ansatte. Stoffet som gås gjennom må være relevant for de neste 6 månedene, ikke de neste 3 årene.

4) In-house eller outsource opplæring?

Å gjennomføre og skape verdi med opplæring ved å bruke interne ressurser er ofte det beste. Dette sparer kostnader og samkjører bedriften, men vi erfarer ofte at hverken kunnskapen eller opplæringskompetansen er på plass i norske SMBer. Uten dette vil ikke opplæringen ha ønsket effekt, og det burde blitt investert i en ekstern partner istedenfor.

Før dere velger å gjøre det “in-house” eller “outsource” må dere tenke på om dere har:

• Opplæringskompetansen?
• En klar strategi for opplæringen?
• Kunnskapen? Både fagkunnskap og teknisk kunnskap
• Nøytrale meninger som ikke legger føringer for opplæringen?

Til slutte må dere spørre dere selv: Vil opplæringen være gi de resultatene vi ønsker?

Investerer dere nok i opplæring?

Skytjenester har positiv innvirking på produktivitet, men kan også føre til redusert IT-sikkerhet uten de riktige grepene. Her presenterer vi fire krav til sikker skybruk.

Mange har et inntrykk av at en overgang til skyen vil redusere IT-sikkerheten, men dette er ikke sannheten. Skytjenester legger til rette for (minst) like god IT-sikkerhet som du får ved bruk av en filserver eller lignende, og sikkerheten i skyen dikteres av virksomheten og sluttbrukerne.

Bruk en anerkjent skyleverandør

Det første kriteriet for sikker skybruk er å bruke en anerkjent skyleverandør. De største leverandørene har best infrastruktur og sikkerhetstiltak på plass for å sikre dataen din. Dette gjelder både for beskyttelse mot datatap og beskyttelse mot at uvedkommende får tak i dataen.

Vi anbefaler Office 365, Google Drive eller Dropbox. De to førstnevnte er deler av større skyplattformer som også kan dekke bedriftens behov for e-post og samhandling. Videre er det kritisk at skytjenesten settes opp i bedriftens domene, og ikke som en privat konto. Ved bruk av private kontoer har ikke selskapet kontroll på dataen, og er mer utsatt dersom en ansatt skulle slutte eller mister en enhet med data på.

Globale sikkerhetsinnstillinger

Når dere først har fått satt opp en skytjeneste for bedriften, kan en administrator sette globale sikkerhetsinnstillinger som vil bli håndhevet på alle brukere.

De viktigste sikkerhetsinnstillingene:

1. To-faktor autentisering – Påkrevd
2. Passordbytte – Hver 6. mnd
3. Deling – Kun deling som krever at eksterne må logge på

Sikkerhetskopiering av skyen

Skytjenester er i utgangspunktet veldig sikre med tanke på datatap. Likevel kan brukerfeil, korrupte filer og andre kritiske feil oppstå. Hvis ulykken først er ute, kan en sikkerhetskopi være redningen. Skylagring kan sikkerhetskopieres på samme måte som enheter, og sky-til-sky sikkerhetskopiering kan settes opp uten investeringer i infrastruktur. Da vil alt innholdet i skyen til enhver tid sikkerhetskopieres til en annen sky, ofte hos en annen leverandør.

Acronis leverer sikkerhetskopiering av Office 365, og Backupify leverer sikkerhetskopiering av G Suite.

Sikring av enheter synkronisert med skyen

Alle enheter som har tilgang til skyen må også sikres slik at denne tilgangen ikke kan utnyttes av uvedkommende.

Dette gjelder

1. Passordbeskyttelse på smarttelefoner
2. Gode passord på datamaskiner
3. Kryptering av harddisk på datamaskiner

Les mer om sikring av enheter i disse blogginnleggene:
Undervurderer du også IT-sikkerheten?
Seks fordeler med fjernadministrering for SMBer

Ytterligere tiltak i skyen

Både G Suite og Office 365 har avanserte sikkerhetsfunksjoner som kan legges til for å ytterligere øke sikkerheten rundt løsningen.

Ta kontakt

Fjernadministrering og monitorering av enheter øker i popularitet hos norske virksomheter. Denne teknologien er ikke forbeholdt store selskaper, og kan være like verdifullt for SMBer. I denne artikkelen går vi gjennom noen av fordelene SMBer vil dra nytte av ved å bruke fjernadministrering.

Fjernadministrering og monitorering av enheter innebærer å styre og å få informasjon om enheter i en sentralisert portal. Dette kan spare mye tid under oppsett av ny maskinvare, kontrollering av samsvar og dersom en enhet skulle bli mistet.

1. UEM gir nye muligheter

Fordelene med Unified Endpoint Management (UEM) strekker seg lenger enn enkelt oppsett av maskiner og kontroll på enheter og data. Ved å sette opp en UEM løsning har virksomheten også oversikt og kontroll på programvaren per enhet. Det betyr at programvare kan oppdateres og installeres automatisk, uten innblanding fra brukere. På grunn av dette spares mye tid, i tillegg til at unødvendig frustrasjon ved oppdateringer forsvinner hos sluttbrukerne.

2. Kostnadseffektivt

For mindre virksomheter vil ikke en fullverdig IT-avdeling kunne kostnadsmessig forsvares, og det ender ofte med at en ansatt med begrenset IT-ansvar bruker mye av tiden sin på IT. Fjernadministrering kan vesentlig redusere denne tidsbruken da oppsett av maskinvare kan standardiseres og automatiseres, og maskinvarefeil varsles om før de fører til nedetid og nødhjelp.

3. Det er enkelt

En administrasjonsløsning er veldig enkel for brukerene, så lenge den settes opp riktig. Det kreves ikke høye datakunnskaper for å være bruker av en slik løsning. Etter det initielle oppsettet er satt opp, kan dette rulles ut til alle enheter som skal administreres, uten inngripen fra sluttbrukeren. Det samme gjelder fremtidig utrulling av ny eller oppdatering av programvare.

4. Det gir kontroll

Med mange enheter koblet opp mot selskapets informasjon, blir det vanskelig å holde kontrollen på alle. Men med en administrasjonsløsning vil alle enheter ha en egen identitet og oppdatert informasjon om alle enhetene vil være tilgjengelig til enhver tid. Dette gir administrasjonen kontroll over hvilke enheter som er i bruk, og hvilken data som er lagret på forskjellige enheter.

5. Garantert sikring av alle enheter

I mindre virksomheter opplever vi ofte at fokus på IT-sikkerheten undervurderes, og at en administrasjonsløsning ville økt sikkerheten betraktelig. En administrasjonsløsning sikrer maksimal nettverk- og informasjonssikkerhet på alle enheter – Datamaskiner, smarttelefoner og nettbrett – som er koblet på virksomhetens UEM løsning. Det sikrer også at maskiner er krypterte og at sikkerhetsinstruksene som e-postinnstillinger, nettverksinnstillinger, kryptering m.m. etterleves.

6. Garantert sikring av all data

Fjernadministrasjon styrker også datasikkerheten. De aller fleste ansatte har i dag tilgang på virksomhetens dokumenter og data via smarttelefoner og mobile enheter. Disse mobile enhetene blir derfor en inngangsport til mange av virksomhetens systemer, men med administrerte enheter blir også dataen sikret. I tillegg til å kryptere og sikre alle enheter, gir fjernadministrasjon muligheten til å låse eller slette enheter som har blitt stjålet eller mistet.

Ønsker dere mer informasjon om hvordan fjernadministrasjon kan gjøre teknologihverdagen deres enklere?

Ta kontakt

Mange SMBer bruker skyverktøy i forretningskritiske prosesser, men få har en dokumentert skystrategi. Det første steget over til skyen er viktig, men for at det faktisk skal øke verdiskapningen i bedriften er det viktig å ha en helhetlig skystrategi.

Vi erfarer at mange har startet overgangen til skyen, og har vært på ballen med å starte med skylagring. Problemet oppstår når det ikke ligger en strategi til grunn for valgene som er tatt, og plutselig brukes flere verktøy med overlappende funksjoner. Dette kan føre til unødvendige kostnader, ineffektivt arbeid og redusert sikkerhet.

Valg av skytjeneste og -verktøy

Det viktigste formålet med å utarbeide en skystrategi er å ende opp med en kombinasjon av tjenester og verktøy som passer deres behov og er i tråd med bedriftens langsiktige målsetning. Det er først når denne kombinasjonen er på plass at verdien i skyen virkelig utnyttes.

Reduserte kostnader

I mange tilfeller vil antallet verktøy, og dermed lisenskostnader, gå ned etter en god kartlegging og utforming av en skystrategi. Det er derfor like viktig å vurdere hvilke tjenester og verktøy som ikke skal brukes, som å finne ut hvilke dere skal bruke.

De store skyplattformene som Google og Office 365 “bare fungerer”, og det vil også derfor også være reduserte kostnader når det kommer til support og vedlikehold. Ved å bruke en anerkjent skyleverandør vil man kunne dra nytte av deres kontinuerlige vedlikehold og forbedring av plattformen.

Økt produktivitet

Ineffektivitet på arbeidsplassen betyr tapte inntekter som følge av unødvendig tidsbruk. Ved å ha en dårlig forankret strategi og flere verktøy vil ikke de ansatte ha kontroll på hvor data lagres eller hvilke verktøy som skal brukes, noe som vil påvirke produktiviteten. Med gode, forankrede valg av tjenester og verktøy vil ikke antallet verktøy lenger være en tidstyv. De aller fleste verktøy kan også integreres på tvers av hverandre slik at informasjon flyter enkelt mellom verktøy og systemer.

Ved å ha en god kartleggingsfase, hvor ansattes behov blir vurdert og tatt hensyn til vil også de ansatte ha en enkel IT-hverdag og bruke teknologien til det som er tiltenkt. Nemlig å tilrettelegge for verdiskapning.

Økt sikkerhet

Med flere integrerte skyverktøy vil også sikkerhetstiltak enkelt kunne bli implementert på tvers av verktøy. Flere og flere verktøy kan implementeres i en Single Sign-On (SSO) løsning. Dette gjør at de samme innloggingsdetaljene kan brukes på alle verktøy, samtidig som sikkerheten til innloggingsdetaljene styres fra ett system. Dette vil øke kontrollen på sluttbrukerenes passordrutiner og samsvar med tanke på passord og multi-faktor-autentisering kan også påtvinges gjennom ett system.

Det er en jungel av tjenester og løsninger der ute, men når det kommer til å samle vanlige IT-behov i én helhetlig løsning står det, for de fleste, mellom Microsofts Office 365-plattform og Googles G Suite-plattform. Vår erfaring er at G Suite er den beste løsningen for mindre bedrifter. Les hvorfor i denne artikkelen.

 

Hva er G Suite?

G Suite er Googles skybaserte produktivitetsplattform for bedrifter. Her har du tilgang til alle tjenestene på nett, uansett enhet og hvor du er i verden. Du har også apper til Mac, PC og smarttelefoner. G Suite gir deg e-post, kalender, fillagring, samhandling og dokumentbehandling – alt i samme system.

Hva betyr dette for deg og din bedrift?

Lavere kostnader

Siden G Suite er en helhetlig skyplattform og tilbyr de aller fleste standard tjenester SMBer har behov for, kan du samle alt på ett sted. Dette gjør at du kan kutte lisenskostnader for separate tjenester du har i dag. Mange har e-post på samme plattform som domenet ligger (f.eks. hos Domeneshop) og fillagring på en annen (ofte Dropbox), i tillegg til en Office 365-lisens for å ha dokumentbehandling (Word, PowerPoint og Excel). Disse tre tjenestene, og mange flere, er inkludert i G Suites lisenskostnad og kan spare deg for tusenvis av kroner i året.

Enklere og mer brukervennlig

De færreste mindre bedrifter har ressurser til egen IT-avdeling og drifting. Googles plattform er det nærmeste du kommer plug and play for skyløsninger. Når det initielle oppsettet er klart, kan du enkelt sette det opp for nye enheter. Administreringen av plattformen med nye brukere, aliaser og tilganger er enkelt og brukervennlig. Videre er den daglige bruken og funksjonene intuitive og det er gode løsninger for synkronisering til Finder på Mac eller Windows Utforsker på PC. Mobilappene er også funksjonsrike og enkle å bruke.

Enklere deling av filer og unik samhandling

G Suite er “born in the cloud” og laget for moderne bedrifter og nye måter å jobbe på. Det er ingen trege skrivebordsapplikasjoner og alle endringer du gjør synkroniseres rett i skyen. Dette legger til rette for samhandling. Flere kan jobbe i samme dokument på samme tid, og endringene vises umiddelbart hos kollegaene dine, slik at dere slipper utallige versjoner av samme dokument som sendes frem og tilbake via e-post.

Innebygget sikkerhet i verdensklasse

Med stadig mer data i skyen, øker også fokuset og behovet for sikkerhet. G Suite har et enormt fokus på sikkerhet og er i førersetet når det kommer til sikring av data. Gode sikkerhetsmekanismer som to-faktor-autentisering og kryptering er på plass fra start, og må bare aktiveres av brukerne. Med riktig oppsett av G Suite er sikkerheten så god at ansatte er den største sikkerhetstrusselen.

Konklusjon

Vår erfaring tilsier at for mindre bedrifter hvor ITen bare “skal fungere” og samhandling og brukervennlighet er viktige parametere, kommer G Suite ut som det beste alternativet. Det er ikke like funksjonstungt som konkurrentene, men funksjonene som mangler er det de færreste som faktisk har behov for. Plattformen gjør det enkelt å komme seg opp i skyen og er godt bygget for skalering. Den daglige bruken er enkel og “bare fungerer” som gjør at du kan bruke tiden din på verdiskapende aktiviteter fremfor å knote med et IT-system som hikker.

Hvordan skal du gå frem?

Det er mange faktorer som skal vurderes, men hovedlinjene er:
1. Kartlegging av organisasjonen og behov (vi tilbyr gratis IT-kartlegging)
2. Valg av løsning
3. Oppsett av løsning
4. Implementering og opplæring

Struktur og riktig oppsett fra starten er kritisk for å unngå følgefeil i fremtiden. Hvilken løsning skal du velge? Hva passer for dere? Hvordan settes det opp?

Vi har implementert G Suite og andre skyløsninger for titalls bedrifter og kan bistår gjerne i prosessen. Sammen vurderer vi dagens arbeidsmåte, menneskene i organisasjonen, miljøet rundt og programmer som er kritiske for dere i dag. På bakgrunn av dette setter vi opp den løsningen som best mulig tilrettelegger for samhandling, produktivitet og effektivitet. Vi har også et stort fokus på opplæring i etterkant for å få mest mulig nytte av nye systemer.

Ta kontakt med oss eller kom innom for en 30 minutters kostnadsfri IT-kartlegging