Vi ser stadig nedprioritering av opplæring, både i kostnads- og tidsbudsjetter. I de virksomhetene hvor opplæring faktisk blir prioritert, gjennomføres den med hverken strategi eller mål, som reduserer verdien av opplæringen. Så hvordan kan opplæringen gi bedre resultater?

Resultatene av opplæring er ikke alltid like enkelt å måle, men økt effektivitet og redusert frustrasjon hos sluttbrukere burde alltid inkluderes i en vurdering av måloppnåelse. Vi har samlet fire aspekter av opplæring som kan bidra til økt verdi og resultat av opplæring.

1) Demonstrasjon er ikke forankring

Demonstrasjon av hvordan en programvare skal brukes eller hvordan en arbeidsoppgave skal utføres gjør ikke at den ansatte lærer seg bruken og fremgangsmåten. Alle har sin måte å jobbe på, og det skal mer enn en demonstrasjon til for at mennesker skal endre hvordan de arbeider. Dersom de er usikre eller ikke forstår hvordan noe skal gjøres, faller de ofte tilbake til gamle rutiner. Det krever innsats både fra leder og ansatte for å forankre nye løsninger og nye måter å jobbe på.

2) Opplæring er ikke et maraton

Vi erfarer at det trengs flere runder opplæring og implementering for å endre måten mennesker jobber på. Tidsperspektivet er også viktig. Det må være en viss periode mellom hver seanse for at deltakerne skal kunne bearbeide og implementere det de har lært. Det holder ikke med to fulle dager hvor man lærer “alt”.

Opplæring må sees på som flere sprinter, ikke et maraton. For å forankre et endret bruksmønster må opplæringen bestå av flere, kortere, seanser. En god løsning er å ha en fast time i uken med opplæring og fokus på å implementere endringen i løpet av den følgende uken. Lær og implementer, lær og implementer og så videre.

3) Strategisk fokus i opplæring

For at den tiden dere setter av til opplæring skal være verdiskapende må opplæringen baseres på en plan og ha et strategisk fokus. Strategien burde tydeliggjøre tre til fem fokusområder som fører til en positiv effekt på de ansatte. Opplæringen burde deretter fokusere på denne kunnskapen og kompetansen. Uten en strategi kan det fort bli opplæring for opplæringens skyld.

Videre må ansatte som deltar på opplæringen være de som faktisk har nytte av den. Hvis deltakerne ikke har behov for opplæringen burde de ikke være tilstede, da de ikke vil ha tilstrekkelig interesse til å ta til seg læringen.

Til slutt må opplæringen være interessant og verdifull for de ansatte. Stoffet som gås gjennom må være relevant for de neste 6 månedene, ikke de neste 3 årene.

4) In-house eller outsource opplæring?

Å gjennomføre og skape verdi med opplæring ved å bruke interne ressurser er ofte det beste. Dette sparer kostnader og samkjører bedriften, men vi erfarer ofte at hverken kunnskapen eller opplæringskompetansen er på plass i norske SMBer. Uten dette vil ikke opplæringen ha ønsket effekt, og det burde blitt investert i en ekstern partner istedenfor.

Før dere velger å gjøre det “in-house” eller “outsource” må dere tenke på om dere har:

• Opplæringskompetansen?
• En klar strategi for opplæringen?
• Kunnskapen? Både fagkunnskap og teknisk kunnskap
• Nøytrale meninger som ikke legger føringer for opplæringen?

Til slutte må dere spørre dere selv: Vil opplæringen være gi de resultatene vi ønsker?

Investerer dere nok i opplæring?

Skytjenester har positiv innvirking på produktivitet, men kan også føre til redusert IT-sikkerhet uten de riktige grepene. Her presenterer vi fire krav til sikker skybruk.

Mange har et inntrykk av at en overgang til skyen vil redusere IT-sikkerheten, men dette er ikke sannheten. Skytjenester legger til rette for (minst) like god IT-sikkerhet som du får ved bruk av en filserver eller lignende, og sikkerheten i skyen dikteres av virksomheten og sluttbrukerne.

Bruk en anerkjent skyleverandør

Det første kriteriet for sikker skybruk er å bruke en anerkjent skyleverandør. De største leverandørene har best infrastruktur og sikkerhetstiltak på plass for å sikre dataen din. Dette gjelder både for beskyttelse mot datatap og beskyttelse mot at uvedkommende får tak i dataen.

Vi anbefaler Office 365, Google Drive eller Dropbox. De to førstnevnte er deler av større skyplattformer som også kan dekke bedriftens behov for e-post og samhandling. Videre er det kritisk at skytjenesten settes opp i bedriftens domene, og ikke som en privat konto. Ved bruk av private kontoer har ikke selskapet kontroll på dataen, og er mer utsatt dersom en ansatt skulle slutte eller mister en enhet med data på.

Globale sikkerhetsinnstillinger

Når dere først har fått satt opp en skytjeneste for bedriften, kan en administrator sette globale sikkerhetsinnstillinger som vil bli håndhevet på alle brukere.

De viktigste sikkerhetsinnstillingene:

1. To-faktor autentisering – Påkrevd
2. Passordbytte – Hver 6. mnd
3. Deling – Kun deling som krever at eksterne må logge på

Sikkerhetskopiering av skyen

Skytjenester er i utgangspunktet veldig sikre med tanke på datatap. Likevel kan brukerfeil, korrupte filer og andre kritiske feil oppstå. Hvis ulykken først er ute, kan en sikkerhetskopi være redningen. Skylagring kan sikkerhetskopieres på samme måte som enheter, og sky-til-sky sikkerhetskopiering kan settes opp uten investeringer i infrastruktur. Da vil alt innholdet i skyen til enhver tid sikkerhetskopieres til en annen sky, ofte hos en annen leverandør.

Acronis leverer sikkerhetskopiering av Office 365, og Backupify leverer sikkerhetskopiering av G Suite.

Sikring av enheter synkronisert med skyen

Alle enheter som har tilgang til skyen må også sikres slik at denne tilgangen ikke kan utnyttes av uvedkommende.

Dette gjelder

1. Passordbeskyttelse på smarttelefoner
2. Gode passord på datamaskiner
3. Kryptering av harddisk på datamaskiner

Les mer om sikring av enheter i disse blogginnleggene:
Undervurderer du også IT-sikkerheten?
Seks fordeler med fjernadministrering for SMBer

Ytterligere tiltak i skyen

Både G Suite og Office 365 har avanserte sikkerhetsfunksjoner som kan legges til for å ytterligere øke sikkerheten rundt løsningen.

Ta kontakt

Fjernadministrering og monitorering av enheter øker i popularitet hos norske virksomheter. Denne teknologien er ikke forbeholdt store selskaper, og kan være like verdifullt for SMBer. I denne artikkelen går vi gjennom noen av fordelene SMBer vil dra nytte av ved å bruke fjernadministrering.

Fjernadministrering og monitorering av enheter innebærer å styre og å få informasjon om enheter i en sentralisert portal. Dette kan spare mye tid under oppsett av ny maskinvare, kontrollering av samsvar og dersom en enhet skulle bli mistet.

1. UEM gir nye muligheter

Fordelene med Unified Endpoint Management (UEM) strekker seg lenger enn enkelt oppsett av maskiner og kontroll på enheter og data. Ved å sette opp en UEM løsning har virksomheten også oversikt og kontroll på programvaren per enhet. Det betyr at programvare kan oppdateres og installeres automatisk, uten innblanding fra brukere. På grunn av dette spares mye tid, i tillegg til at unødvendig frustrasjon ved oppdateringer forsvinner hos sluttbrukerne.

2. Kostnadseffektivt

For mindre virksomheter vil ikke en fullverdig IT-avdeling kunne kostnadsmessig forsvares, og det ender ofte med at en ansatt med begrenset IT-ansvar bruker mye av tiden sin på IT. Fjernadministrering kan vesentlig redusere denne tidsbruken da oppsett av maskinvare kan standardiseres og automatiseres, og maskinvarefeil varsles om før de fører til nedetid og nødhjelp.

3. Det er enkelt

En administrasjonsløsning er veldig enkel for brukerene, så lenge den settes opp riktig. Det kreves ikke høye datakunnskaper for å være bruker av en slik løsning. Etter det initielle oppsettet er satt opp, kan dette rulles ut til alle enheter som skal administreres, uten inngripen fra sluttbrukeren. Det samme gjelder fremtidig utrulling av ny eller oppdatering av programvare.

4. Det gir kontroll

Med mange enheter koblet opp mot selskapets informasjon, blir det vanskelig å holde kontrollen på alle. Men med en administrasjonsløsning vil alle enheter ha en egen identitet og oppdatert informasjon om alle enhetene vil være tilgjengelig til enhver tid. Dette gir administrasjonen kontroll over hvilke enheter som er i bruk, og hvilken data som er lagret på forskjellige enheter.

5. Garantert sikring av alle enheter

I mindre virksomheter opplever vi ofte at fokus på IT-sikkerheten undervurderes, og at en administrasjonsløsning ville økt sikkerheten betraktelig. En administrasjonsløsning sikrer maksimal nettverk- og informasjonssikkerhet på alle enheter – Datamaskiner, smarttelefoner og nettbrett – som er koblet på virksomhetens UEM løsning. Det sikrer også at maskiner er krypterte og at sikkerhetsinstruksene som e-postinnstillinger, nettverksinnstillinger, kryptering m.m. etterleves.

6. Garantert sikring av all data

Fjernadministrasjon styrker også datasikkerheten. De aller fleste ansatte har i dag tilgang på virksomhetens dokumenter og data via smarttelefoner og mobile enheter. Disse mobile enhetene blir derfor en inngangsport til mange av virksomhetens systemer, men med administrerte enheter blir også dataen sikret. I tillegg til å kryptere og sikre alle enheter, gir fjernadministrasjon muligheten til å låse eller slette enheter som har blitt stjålet eller mistet.

Ønsker dere mer informasjon om hvordan fjernadministrasjon kan gjøre teknologihverdagen deres enklere?

Ta kontakt

Mange SMBer bruker skyverktøy i forretningskritiske prosesser, men få har en dokumentert skystrategi. Det første steget over til skyen er viktig, men for at det faktisk skal øke verdiskapningen i bedriften er det viktig å ha en helhetlig skystrategi.

Vi erfarer at mange har startet overgangen til skyen, og har vært på ballen med å starte med skylagring. Problemet oppstår når det ikke ligger en strategi til grunn for valgene som er tatt, og plutselig brukes flere verktøy med overlappende funksjoner. Dette kan føre til unødvendige kostnader, ineffektivt arbeid og redusert sikkerhet.

Valg av skytjeneste og -verktøy

Det viktigste formålet med å utarbeide en skystrategi er å ende opp med en kombinasjon av tjenester og verktøy som passer deres behov og er i tråd med bedriftens langsiktige målsetning. Det er først når denne kombinasjonen er på plass at verdien i skyen virkelig utnyttes.

Reduserte kostnader

I mange tilfeller vil antallet verktøy, og dermed lisenskostnader, gå ned etter en god kartlegging og utforming av en skystrategi. Det er derfor like viktig å vurdere hvilke tjenester og verktøy som ikke skal brukes, som å finne ut hvilke dere skal bruke.

De store skyplattformene som Google og Office 365 “bare fungerer”, og det vil også derfor også være reduserte kostnader når det kommer til support og vedlikehold. Ved å bruke en anerkjent skyleverandør vil man kunne dra nytte av deres kontinuerlige vedlikehold og forbedring av plattformen.

Økt produktivitet

Ineffektivitet på arbeidsplassen betyr tapte inntekter som følge av unødvendig tidsbruk. Ved å ha en dårlig forankret strategi og flere verktøy vil ikke de ansatte ha kontroll på hvor data lagres eller hvilke verktøy som skal brukes, noe som vil påvirke produktiviteten. Med gode, forankrede valg av tjenester og verktøy vil ikke antallet verktøy lenger være en tidstyv. De aller fleste verktøy kan også integreres på tvers av hverandre slik at informasjon flyter enkelt mellom verktøy og systemer.

Ved å ha en god kartleggingsfase, hvor ansattes behov blir vurdert og tatt hensyn til vil også de ansatte ha en enkel IT-hverdag og bruke teknologien til det som er tiltenkt. Nemlig å tilrettelegge for verdiskapning.

Økt sikkerhet

Med flere integrerte skyverktøy vil også sikkerhetstiltak enkelt kunne bli implementert på tvers av verktøy. Flere og flere verktøy kan implementeres i en Single Sign-On (SSO) løsning. Dette gjør at de samme innloggingsdetaljene kan brukes på alle verktøy, samtidig som sikkerheten til innloggingsdetaljene styres fra ett system. Dette vil øke kontrollen på sluttbrukerenes passordrutiner og samsvar med tanke på passord og multi-faktor-autentisering kan også påtvinges gjennom ett system.

Er du usikker på om en av dine private eller bedrifts kontoer har blitt hacket? Trusselen for databrudd er høyst tilstedeværende i dagens digitaliserte samfunn.

Den siste store data-lekkasjen var fra start-up selskapet Apollo, som lekket 126 millioner e-postadresser med tilhørende navn, lokasjon og kontaktinformasjon på arbeidsgiver. Denne lekkasjen berørte 573 000 norske brukerkontoer, inkludert flere profilerte politikere.

Du kan sjekke om du har blitt hacket og øke konto-sikkerheten din med disse stegene.

Have I been pwned?

“Have I been pwned” er den mest populære nettsiden for å sjekke om e-posten din, eller andre kontoer knyttet til den, har blitt hacket. Nettsiden har vært operativ siden 2013, og er velkjent verden over for å være en sikker kilde til å få svaret på om du har blitt hacket. Siden sjekker kun e-poster og brukernavn, så du trenger ikke fylle inn sensitiv informasjon som passord eller lignende for å få tilgang til informasjonen.

Nettsiden vil fortelle deg om kontoopplysningene er inkludert i en eller flere av data-lekkasjene og eventuelt informasjon om hvilken type data og fra hvilken leverandør informasjonen er lekket fra.

Sjekk din e-post her

Hva gjør jeg hvis jeg har blitt hacket?

Med alle millionene av kontoer som har blitt hacket, er sannsynligheten til stede for at du også har vært et offer for dette. Det første du da må gjøre er å endre passord på den aktuelle kontoen, men dette er i de fleste tilfeller ikke nok.

Hvis du har blitt hacket anbefaler vi å gå gjennom alle viktige kontoer og passord. Dette inkluderer å sjekke påloggingssesjoner, informasjon tilknyttet kontoen, data og passord. I tillegg burde man ta en sjekk av enheter som kan ha blitt påvirket.

For å minske risikoen for datatap e.l. etter en passord-lekkasje, anbefaler vi på det sterkeste å aktivere to-faktor-autentisering. Dette gjør at selv med brukernavn og passord, kommer man ikke inn uten å ha fysisk tilgang til telefonen din (eller en annen autentiseringsnøkkel). Husk også å bruke forskjellige passord for hver konto. Du kan lese mer om IT-sikkerhet her.

Trenger du hjelp med dette? Ta kontakt

Samarbeid i sanntid, felles sky-lagring av filer med forskjellige tilgangsnivåer, chat-basert kommunikasjon og mye mer. Implementeringen av en slik løsning kan virke kostbart og ressurskrevende. Forrester Research, Inc skrev i 2015 en “Total Economic Impact” (TEI) – analyse for å undersøke den langsiktige verdien av en helhetlig skyløsning.

Bedrifter uten en helhetlig skyløsning føler ofte at systemene fungerer godt, men er uvitende om mulighetene som finnes. Ved å ha en helhetlig skyløsning øker man produktiviteten, fleksibiliteten og kan redusere kostnader.

Overgangen til en helhetlig skyløsning kan virke som en stor, kostbar og ressurskrevende investering, men i analysen av Forrester Research, Inc. er konklusjonen er stikk motsatt. Dette er en øyeåpner for mange.

Formålet med en TEI-analyse

Formålet med en TEI-analyse er å identifisere fordeler, kostnader, fleksibilitet og risikoer som påvirker investeringssbeslutningen. Analysen tar altså hensyn til mer enn bare direkte kostnader og fordeler. Disse faktorene kvantifiseres og analysen ender opp med en nåverdi som vil fortelle om investeringen gir en positiv eller negativ økonomisk innvirkning på sikt.

Fordeler ved en helhetlig skyløsning

En helhetlig skyløsning påvirker hovedsakelig to områder, produktivitet og kostnader. I de aller fleste tilfeller øker produktiviteten, samtidig som kostnadene reduseres.

Økt produktivitet

Den viktigste og mest påvirkningsfulle fordelen ved en helhetlig skyløsning er den økte produktiviteten. Ansatte slipper å lete etter filer, oppleve nedetide og jobbe på mange systemer. Alt er skybasert, så mobilt arbeid forenkles også drastisk. Økt produktivitet fører for de aller fleste også til økt inntekt, da sluttbrukerne har mer tid til verdiskapende aktiviteter.

«Før vi fikk Office 365, hadde vi et sammensurium av programmer og programvare. Arbeidsmoralen var på bunn. Den tidligere teknologien vår sang på siste verset, og medarbeiderne var ekstremt frustrerte fordi de ikke kunne gjøre jobben sin. Medarbeiderne fikk så mye pepper fra kundene at de vurderte å slutte i jobben. Teknologien var problemet, og det gikk ut over virksomheten.»

– Direktør i et landskapsarkitektfirma (Kilde: Forrester Research, Inc, 2015)

Reduserte løpende kostnader

En investering i en omlegging av systemer og opprettelse av et kjernesystem vil virke kostbart på kort sikt. Ved å ha en helhetlig skyløsning vil man imidlertid kunne avslutte flere abonnementer hos andre leverandører som leverer chatplattformer, fjernsamtaler, skylagring, serverlagring, prosjektstyringsverktøy med mer. Vedlikeholdsskostnaden for disse systemene vil også bli eliminert. Ansatte slipper også å bruke tid på IT-problemer og IT-sikkerheten, da de største leverandørene av skyplattformer har gode tekniske løsninger som blir godt sikret med enkle tiltak. Ofte ser vi at summen av de små kostnadene hver måned er like store eller større enn én kostnad til en helhetlig skyløsning. På sikt vil denne kostnaden holde seg stabil, og gi økt produktivitet og output.

Grunnlag: 204 organisasjoner i USA og Storbritannia som bruker Office 365-produkter per 2015
Kilde: Forrester Research, Inc., 2015

Direkte investeringskostnader

Kostnadene ved implementering av en helhetlig skyløsning er betydelige, da det er en en prosess som involverer flere parter. For å få et komplett kostnadsbilde må man regne med kostnader fra planlegging og forberedelse av løsningen til implementering og overføring av data. I tillegg kommer opplæring av ansatte. Denne kostnaden er allikevel nødvendig for å oppnå de verdiene som kommer av fordelene ved implementeringen. I tillegg til kostnader relatert til planlegging og implementering kommer den fremtidige kostnaden til lisenser og drift, men som nevnt viser denne seg ofte å være lavere enn ved å fortsette med tidligere løsning.

Fleksibilitet gir langsiktig strategisk verdi

Når en beslutning om en investering skal tas er det ofte kun kostnader og direkte fordeler som vurderes, men det er viktig å også vurdere den langsiktige strategiske fordelen investeringen vil ha. Ved implementering av en helhetlig løsning vil det være mulighet for å utvide denne etter behov, da leverandørene av slike løsninger har tillegg og utvidelser som kan dekke ethvert behov selskapet måtte ha i fremtiden. Dette er i motsetning til en fysisk server på kontoret som hadde måtte blitt skiftet ut, eller flere tredjepartprogramvare som måtte blitt utvidet eller erstattet ettersom behovet øker. Store, internasjonale selskaper, som General Electric (GE) bruker Office 365 som en kritisk del av deres teknologiske løsning, så du trenger ikke tenke på at selskapet vokser ut av Office 365 eller G Suite.

Risikojustering av faktorer

Ved implementering av en helhetlig skyløsning vil det alltid være usikkerhet. Implementeringen kan ta lengre tid og bli mer kostbart enn antatt. I tillegg til dette kan fordelene vise seg å ikke være like store som først forespeilet. Det er derfor viktig å risikojustere både kostnader og fordeler slik at man ikke får ubehagelige overraskelser underveis. Kostnadene i rapporten til Forrester justeres opp 5%, mens den kvantitative verdien av fordelene nedjusteres med 5-15%.

Resultat av TEI-analysen

Det kvantitative resultatet av hver faktor legges sammen til et samlet resultat som kan brukes ved vurdering av investeringen. Resultatet av kasusstudien i rapporten til Forrester viser en høy positivt netto nåverdi og at investeringen var inntjent etter 5,1 måneder. Dette kan ikke si noe om hvilket resultat akkurat ditt selskap vil oppnå, men det gir en god indikasjon på at en overgang til en helhetlig skyløsning er lønnsomt på sikt. Produktiviteten på tvers av selskapet økes betraktelig og løpende kostnader kan reduseres.

Kilde: Forrester Research, Inc., 2015

Ønsker du å lese hele rapporten? Last ned her

Har du tenkt på den langsiktige verdien av en helhetlig skyplattform?

Klikk her for å lese om kartlegging av sky- og lagringsstrategi

Kilder:

Forrester Research, Inc., 2015, “Total Economic Impact™ av Microsoft Office 365, Små og mellomstore bedrifter”, hentet 27/07/2018

Microsoft, «GE leads the way to the digital industrial age with a modern workplace culture», hentet fra https://products.office.com/en-us/business/office-365-customer-story?key=ge-manufacturing-microsoft-365, 27/07/2018

«Det eneste som er verre enn å lære opp ansatte og at de slutter, er å ikke lære opp ansatte og at de blir i selskapet» – Med dagens teknologiske utvikling, er dette i aller høyeste grad relevant. Investeringer i opplæring er viktigere nå enn noen gang.

Investerer milliarder på teknologi, men undervurderer opplæring

Gartner spår at IT-investeringer i EMEA (Europa, Midtøsten og Afrika) vil nå 1 trillion dollar i 2018, tilsvarende over 8 300 milliarder kroner. Investeringer hos norske SMBer er en del av denne enorme summen, gjennom investeringer i overgang til sky, økt bruk av SaaS (Software as a Service) og oppgradering av maskinparker og annen infrastruktur.

Når det kommer til opplæring er ikke statistikken like ensbetydende, men likevel slående. 70% av beslutningstakere innen IT melder at medarbeiderne deres mangler nødvendig kunnskap for å nå selskapets mål, men bare 46% av ledere sier at de tilrettelegger for opplæring av ansatte. Allikevel sier 88% av medarbeiderne at de faktisk har gjennomført opplæring det foregående året. Dette antyder at medarbeidere gjennomfører opplæring som ikke er igangsatt av ledere, og at ledere undervurderer både de ansattes villighet til å lære og viktigheten av opplæring.

Opplæring er en investering, ikke en kostnad

Vår erfaring er at SMBer som har investert i moderne teknologiske systemer, vegrer seg for å investere i opplæring av ansatte. Dette er et aspekt det er viktig å ikke undervurdere, da investeringene er vesentlig mindre verdt dersom ingen har kunnskapen til å bruke de på en effektiv og god måte. Det er mennesker som skaper verdi, og teknologi skal bistå menneskene i verdiskapningen.

Manglende eller lite fokus på opplæring bunner ofte ut i at det er dyrt å lære opp ansatte. Det tar tid, og det er ofte direkte kostnader relatert til ekstern bistand. Men regnestykket er ikke så enkelt. Investeringen i opplæring vil i de aller fleste tilfeller lønne seg på lang sikt. Menneskene i selskapet vil sannsynligvis øke resultatet med en verdi som overgår kostnaden til opplæring, og det må derfor sees på som en investering og ikke en kostnad.

Har dere en helhetlig tilnærming til teknologi? Les om verdien av en helhetlig skyløsning her

Kunnskaper å investere i

Investering i opplæring er viktig, men som med alt annet må hva som læres prioriteres. Opplæring kan deles opp i to hovedområder – Fagkunnskap og kunnskap på arbeidsplassen.

Fagkunnskap er den kunnskapen som gjør at du jobber i den bransjen du gjør. Denne er viktig å utvikle og vedlikeholde for å ha konkurransefortrinn og ansatte som er oppdaterte på hva som skjer i din bransje.

Kunnskap på arbeidsplassen er den kunnskapen som gjør at du kan utnytte fagkunnskapen din på best mulig måte. God kunnskap på arbeidsplassen innebærer riktig bruk og forståelse av systemer, prosesser, informasjonsflyt m.m. Dette fører til økt produktivitet og redusert frustrasjon, noe som vil forplante seg positivt fra interne gjøremål helt til interaksjonen med bedriftens kunder.

Hvis du bruker riktige verktøy så kan det resultere i mindre tid brukt på opplæring

Kunnskap på arbeidsplassen må være en del av enhver implementering av ny teknologi og løsninger for at investeringen ikke skal være bortkastet. Når en teknologi eller et system er regnet som strategisk viktig, må bedriften vurdere og til slutt investere i kunnskapen nødvendig for å bruke og forstå disse teknologiene og systemene. Det må også gjennomføres kontinuerlig opplæring for at medarbeiderne alltid er oppdaterte på endringer i prosesser og verktøy internt i bedriften.

I løpet av en uke bruker ansatte over 15 prosent av tiden på å lete etter dokumenter*. Denne tiden kunne blitt brukt på mer verdiskapende arbeid. Flere skytjenester og liten kontroll på hvor filer og data ligger lagret er noe vi ser hos mange av våre kunder.

Problemer med skykaos

Det er et økende fokus på digitalisering og skytjenester i bedrifter verden over. De aller fleste har som ønske å utnytte skyen på best mulig måte, men overdreven entusiasme skaper ofte kaos. Poenget med skyen er ikke å bruke den mest mulig og flest mulig skytjenester. Det handler om bruke skyen på en smart måte, men hva er konsekvensen av kaos?

Teknologiske øyer skaper ineffektivitet

Hvis dere bruker flere tjenester som ikke snakker med hverandre, øker kompleksiteten og ineffektiviteten betraktelig. Du har i hovedsak teknologiske øyer, og det er en vesentlig faktor for økt kompleksitet. Øyer kan være flott for ferier, men ikke for datalagring.

Shadow IT

Hvis ansatte ikke er fornøyd med dagens løsning i bedriften, kan de begynne å bruke programmer og løsninger som ikke er godkjent av ledelsen eller den ansvarlige avdelingen i bedriften. Dette skaper en sikkerhetsrisiko, da det ofte er snakk om bruk av personlige kontoer som ikke er kontrollert. Shadow IT kan du lese med om her: Shadow IT – hva er det og hva betyr det for deg?

Unødvendige kostnader

Flere skytjenester betyr flere leverandører som skal ha betalt for tjenester. På et grunnleggende nivå er skytjenester veldig like, og det er ofte helt unødvendig å bruke flere leverandører for samme tjeneste.

Sikkerhet

Kaos i skyen kan redusere sikkerheten hvis man ikke har kontroll. Ved å lagre data flere steder øker faren for at noe blir delt med feil person, at data blir lagret på private områder, at data blir lagret på usikre områder med mer. Dette kan ha store konsekvenser både for bedriftens og kundenes data. Både forretningsmessig og juridisk.

En godt gjennomtenkt lagringsstrategi er løsningen

Ett kjerneverktøy

Det viktigste delen av en lagringsstrategi er at bedriften har ett kjerneverktøy, og alt bygges rundt dette. I dag er det Google og Microsoft som leverer de beste helhetlige skyløsningene, med henholdsvis G Suite og Office 365. Disse har mulighet for:

• Skylagring og fildeling internt og eksternt
• E-post
• Kalendere
• Samarbeid i sanntid

Men selv med ett kjerneverktøy i skyen kan det bli kaos. Hvis man ikke har gode retningslinjer på hvor og hvordan filer og data blir lagret i skyen, er kaoset tilbake innen kort tid.

Standardisert navngiving

Noe av det viktigste for å kunne søke opp dokumenter du trenger er at dokumentene har relevante navn. En standardisert navngiving av filer er noe alle bedrifter må implementere for å unngå kaos. I tillegg til navngiving kan man også legge legge til emneknagger eller beskrivelser på dokumenter slik at det blir enda enklere å søke opp.

Et eksempel kan være:

Filnavn:	2018-08 – Møte med Google – Notater Jonas
Emneknagger:	“Møtenotater”, “Google”, “Jonas”, “August”, “2018”

Standardisert struktur

Hvis du ikke finner det du leter etter gjennom et søk, eller skal finne en gruppe dokumenter, burde det være intuitivt hvor dette ligger. Med en standardisert struktur vil alle i bedriften lagre filer i en filbane som resten av medarbeiderne er kjent med. Hvis dere har filer som kun deler av bedriften skal ha tilgang til, er det også viktig å tenke på dette når strukturen settes opp, slik at det er enkelt å bestemme tilgangsnivåer tidlig i mappestrukturen, istedenfor på filnivå.

Hvordan gå fra kaos til full kontroll?

Hvis dere har flere skytjenester eller generelt kaos i skyen anbefaler vi å gå gjennom en analyse av lagringsstrategi. Dette vil gi vesentlig merverdi i forhold til å prøve å lappe sammen dagens løsning.

En analyse av lagringsstragi begynner med kartlegging av hvilke behov og ønsker dere har, og hvordan data er lagret i eksisterende løsning. Ut ifra dette det velges en løsning som passer for dere. Denne må deretter settes opp og implementeres i bedriften.

Etter ferdig oppsatt løsning er det viktig å lære opp og forankre lagringsstrategien hos medarbeiderne. Her vil man også se på hvilke retningslinjer som må følges i forhold til navngiving og struktur slik at man unngår kaos også i fremtiden.

God fildeling og struktur kan gi uendelige muligheter for innovasjon og samhandling. Lykke til og si ifra om dere trenger bistand!

*kilde: 2012, Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC

“Macer kan ikke få virus”. Dette er en myte som har florert i flere tiår. Allikevel er det sant Macer er sikrere og har lavere sannsynlighet for å få virus, men ingen operativsystemer er perfekte, så Macen din er ikke immun mot virus.

Vi presenterer her våre 5 enkleste tips for å holde Macen din sikker.

Oppdatere operativsystemet

Noe av det viktigste for å holde maskinen din sikker er å holde den oppdatert. Apple vil mest sannsynlig finne og reparere eventuelle sårbarheter før de blir et stort problem.

Oppdateringer av operativsystemet gjøres i App Store → Oppdateringer.

Laste ned et virusprogram

Selv om operativsystemet og brannmuren er god beskyttelse er det alltid greit å bruke et eksternt virusprogram. Dette behøver ikke koste flere tusen i året, da det ofte holder med et gratis-program. Vi anbefales Bitdefender, som lastes ned gratis fra App Store, og er forholdsvis enkelt å bruke, samtidig som det fanger opp det meste av malware og virus.

Laster du ned et anti-virusprogram App Store er du også sikker på at Apple har godkjent programmet.

Aktivere Brannmur

En brannmur avgjør hvilke data som får lov til å sendes å motta via nett. Alle Macer har en brannmur innebygd, men den er ikke alltid aktivert som standard.

Denne aktiveres under ved å:
1. Gå til Systemvalg og deretter Sikkerhet og Personvern
2. Gå til fanen Brannmur og velg aktiver.

Systemvalg

Nettvett

Uansett hvor gode programmer eller brannmurer du har, så er du som bruker maskinen den største trusselen. Hvis du utilsiktet godtar en nedlastning eller trykker på en link i en e-post, så kan du raskt få virus. Mange virus på Mac baserer seg ikke på sårbarheter i systemet, men godtroende brukere.

– Ikke tro på e-post som forteller deg at de har materiale de utpresser deg med
– Ikke trykk på linker i suspekte e-poster
– Hvis en pop-up forteller deg at du har virus, ikke trykk på den
– Ikke strøm filmer på ulovlige nettsider

Forsiktig bruk utenfor hjemmet

Når du har maskinen din med på reise er det spesielt viktig å passe på.

1. Vær forsiktig med å koble på offentlige, usikrede nettverk.
2. Aldri gå fra maskinen din uten at den er låst med passord.
3. Vær sikker på at Macen din er kryptert.

Er skyen backup? Det korte svaret er nei, men det finnes skytjenester som gir deg en sikkerhetskopi i skyen. Disse skiller seg allikevel fra iCloud, Dropbox, Jottacloud og andre som leverer sky-synkronisering.

Sikkerhetskopi er egentlig mer komplisert enn du tror, men det trenger ikke være det for deg. Du trenger ikke å sette deg inn i hva RAID, full og trinnvis sikkerhetskopi eller hva kald sikkerhetskopi er, så lenge du følger disse rådene.

Sky-synkronisering er ikke sikkerhetskopi i skyen

Selv om filene du har lagret i Dropbox, Google Drive eller iCloud er lagret i skyen, er ikke dette en sikkerhetskopi i skyen. Dette kalles sky-synkronisering, og oppfyller ikke kravene til en sikkerhetskopi.

Hovedformålet til sky-synkronisering er å gjøre filer tilgjengelige, uavhengig av hvilken enhet du bruker. Den nyligste redigerte versjonen overskriver tidligere versjoner, slik at du kan fortsette med arbeidet. Dette er bra for hva det er ment for, men ikke sikkerhetskopiering. Det er spesielt to forskjeller mellom synkronisering og sikkerhetskopi.

• Hvis du sletter en fil i skyen (eller fra andre enheter), vil den bli slettet fra skyen og alle enheter. Derimot, hvis du sletter en fil fra en mappe som er sikkerhetskopiert, vil filen beholdes på sikkerhetskopien.
• Ved skysynkronisering vil du alltid ha tilgang til nyeste versjon av et dokument, men muligheten til å gjenopprette tidligere versjoner er begrenset. Med en skikkelig sikkerhetskopi har du avansert filhistorikk og kan gjenopprette eldre versjoner av et dokument.

For at noe skal bli kalt en sikkerhetskopi må disse kriteriene oppfylles:

• Lager duplikater som lagres et annet sted
• Avansert filhistorikk
• Opprettholdelse av mappestruktur
• Tar et øyeblikksbilde av maskinen som senere kan gjenopprettes
• Mulighet til å hente ut enkeltfiler fra sikkerhetskopien

iCloud, Dropbox, Google Drive og andre leverandører sine funksjoner for sky-synkronisering oppfyller ikke disse kravene.

Slik setter du opp en skikkelig sikkerhetskopi

Vi anbefaler å sette opp et 3-2-1 sikkerhetskopi system. Det betyr at du har dataen din lagret 3 steder, hvor 2 av de er lokalt, og 1 er en sikkerhetskopi i skyen. Den ene av de lokale stedene er din egen maskin og den andre er en fysisk sikkerhetskopi.

Med ekstern harddisk

For å ta en fullstendig sikkerhetskopi av Macen din kan du bruke det innebygde programmet Time Machine. Dette tar en fullstendig kopi alle av dine data, programmer og innstillinger til en ekstern enhet. Med sikkerhetskopien kan du gjenopprette alle data og innstillinger til en ny Mac.

Fremgangsmåte Mac:
1. Koble til en ekstern harddisk (denne burde kun brukes til Time Machine)
2. Åpne Systemvalg
3. Gå til Time Machine
4. Trykk på Velg sikkerhetskopidisk og velg disken du har tilkoblet.
5. Time Machine tar nå en sikkerhetskopi av Macen, og vil gjøre det automatisk hver gang den, og strøm, er koblet til.

Du kan bruke maskinen din som vanlig samtidig som den sikkerhetskopierer.

Sikkerhetskopi i skyen

For å sikkerhetskopiere i skyen er det viktig å bruke en løsning som er ment for nettopp det. Ingen av løsningene med sikkerhetskopi i skyen gir den samme fullstendige sikkerhetskopien av maskinen som Time Machine hvis du ønsker å bruke maskinen mens den sikkerhetskopierer. Sikkerhetskopi i skyen er mer rettet mot filer og data og ikke innstillinger og programmer.

Vi anbefaler å bruke løsningen fra Crash Plan som dekker alle de nevnte kriteriene for en sikkerhetskopi. Du vil da kunne ta sikkerhetskopi av alle ønskede mapper og filer til skyen. Crash Plan gjør dette automatisk hver dag gjennom nett, og lagrer kun endringene du har gjort siden siste sikkerhetskopi. På den måten blir mengden data gjennom nettverket minimert, slik at du merker så lite som mulig til det. For å være sikker på at maskinen har blitt sikkerhetskopiert, får du en e-post hver dag med oppsummering av dagens sikkerhetskopi.

Jobber du bare i skyen eller har mer spesifikke behov? Ta kontakt for hjelp med sky-til-sky sikkerhetskopiering eller mer avansert sikkerhetskopiering.

Sliter dere med å skape verdi med teknologi? Test din bedrifts digitale tilstand her.