Flere og flere bruker, eller ønsker å bruke, Gmail via nettleser på grunn av mange gode funksjoner. Her har vi samlet våre beste tips for en produktiv mail-hverdag på Gmail.com.

Disse tipsene er basert på at du bruker Chrome som nettleser.

Etiketter, filtre og arkivering

Etiketter og filtre er den viktigste funksjonen i Gmail for å organisere e-poster.

En mail som er merket med en etikett vil du finne igjen under etiketten i venstre sidepanel. Etiketter kan struktureres med hoved- og underetiketter og kan også tildeles farge.

Filtre fungerer som regler som gjør at det utføres automatiske handlinger dersom mailen samsvarer bestemte kriterier. Dette kan for eksempel være mail fra en spesiell avsender eller med et spesifikt emne. Et filter kan også styre mail til å hoppe over innboksen. I Gmail blir ikke da mailen slettet, men arkivert.

Arkivering betyr å flytte mail vekk fra innboksen. Dette er en viktig del av å holde innboksen ryddig, uten å måtte slette mail. Du kan arkivere en mail samtidig som du tilegner en etikett, slik at den forsvinner fra innboksen, men er lett tilgjengelig fra sidepanelet. Hvis du arkiverer mail uten å tilegne etikett legger den seg under “All e-post”.

Tastatursnarveier

Hvis man kaster bort 2 sekunder av hvert minutt på å ikke bruke snarveier, kaster man bort 64 arbeidstimer hvert eneste år. Alle som ønsker å øke produktivitet kan derfor tjene mye på å bruke tastatursnarveier. I Gmail finnes det mange geniale snarveier, og her er våre favoritter:

Kommando	Handling
C	Ny E-post
R	Svar
A	Svar alle
F	Videresend
E	Arkivér
gi	Gå til innboks
V	Merk melding med etikett
Z	Angre
shit + u/i	Marker som ulest / lest

Alle Gmail tastatursnarveier

Disse kan også endres under Innstillinger</span > -> Avansert</span > -> Tilpassede tastatursnarveier</span > -> Slå på (Husk å lagre endringer). Det legges da til en ny fane under innstillinger hvor du kan endre hurtigtaster.

Ferdigutformede svar

Hvis du har et standard svar på bestillinger eller et tilbud du sender ut til flere kan du bruke Ferdigutformede for å slippe å skrive hele teksten hver gang.

Fremgangsmåte:
Gå til Innstillinger -> Avansert</span > -> Slå på Ferdigutformede svar.

1. Opprett en ny e-post og skriv ditt standard svar
2. Trykk på de tre prikkene nederst til høyre i meldingsvinduet
3. Trykk på Ferdigutformede svar og deretter Nytt Ferdigutformet svar
4. Navngi dette og lukk meldingsvinduet

For å bruke ditt ferdigutformede svar trykker du på de tre prikkene. Deretter Ferdigutformede svar og under “Sett inn” velger du ditt Ferdigutformede svar.

Obs! Signatur følger med i teksten som lagres.

Ferdigutformede svar kan også implementeres i filtre, slik at de blir sendt som et automatisk svar til e-poster som samsvarer med filteret.

Geniale søk

Google ble først og fremst kjent som en søkemotor. Søkefunksjonen i Gmail er derfor noe av det beste på markedet. Du kan spesifisere søk slik at du finner akkurat den mailen du leter etter. Her er våre favoritter:

OperatørSøk etter mail som…Eksempel

after:	er mottatt/sendt etter en viss dato	after:2018/06/21
from:	er fra en spesifikk avsender	from:bedrift@eplehjelp.no
to:	er til en spesifikk mottaker	to:post@kunde.no
label:	er merket med en spesifikk etikett	label:bestillinger
has:attachment	inneholder vedlegg	has:attachment
subject:	har et spesifikt emne	subject:middag
“ ”	inneholder ordene i den rekkefølgen du søker etter	“middag med Jonas“
–	ikke inneholder	-lunsj

Alle Gmail søkefunksjoner

Søkene kan også kombineres, slik: from:bedrift@eplehjelp.no after:2018/06/21

Med stadig flere digitale løsninger, har fokuset på IT-sikkerhet aldri vært viktigere. Vi opplever at få bedrifter har nok kompetanse på området og undervurderer risikoen for datatap og uønskede hendelser. Dette er seks tiltak vi mener utgjør minstekravet for IT-sikkerhet.

Minstekravet for IT-sikkerhet i en moderne bedrift:

 

Vi anbefaler at disse stegene gjennomføres av noen med erfaring på området. IT-sikkerhet er ekstremt viktig, og mangler i oppsettet kan føre til datatap, nye sikkerhetshull og at dere mister tilgang til egen data.

Ikke nøl med å ta kontakt om du er usikker, så bistår vi gjerne.

Ta kontakt

1. Gode passordrutiner

Bruker du samme passord på flere kontoer, er du mer utsatt hvis ett av systemene blir angrepet. Ha derfor alltid gode og forskjellige passord på forskjellige kontoer. Kombiner gjerne en fast frase og en identifikator på hvilken konto passordet er til. En identifikator for Dropbox kunne vært «Dbox», som i eksempelet under.

Eksempel: V1v4ld!-Dbox, hvor V1v4ld!- er den faste delen, og Dbox er identifikator for Dropbox.

For et ekstra sikkerhetslag, kan du bruke en passord-administrator som lager komplekse passord, husker disse og fyller de ut for deg. Vi anbefaler 1 Passord og bistår gjerne med oppsett og implementering.

Selv om du har gode og forskjellige passord er det viktig å endre disse med jevne mellomrom. Flere tjenester tilbyr obligatorisk endring av passord hver 12. måned. Vi anbefaler å aktivere dette der det er mulig eller gjøre det til en intern rutine i IT-instruksen.

2. Kryptering av enheter

Det er kritisk å kryptere alle digitale enheter hvor det lagres bedrift- og kundedata. Uten krypterting kan enhver med middels datakunnskap lese og kopiere alle filer på harddisken i løpet av få minutter, selv uten tilgang til påloggingspassordet. Med en kryptert harddisk opprettes det et eget sikkerhetsnett rundt harddisken og du trenger en krypteringsnøkkel for å låse opp harddisken. Dette gjør det praktisk talt umulig for uvedkommende å lese og kopiere data uten pålogginspassord og/eller krypteringsnøkkel.

I praksis logger du på datamaskinen på vanlig måte, krypteringen slår først inn når noen uten påloggingspassord prøver å logge på eller få tilgang til innholdet. Kryptering bør også gjøres på eksterne harddisker og andre lagringsenheter.

Fremgangsmåte Mac:
1. Åpne Systemvalg
2. Gå til Sikkerhet og Personvern
3. Trykk på fanen FileVault
4. Trykk på låsen nederst til venstre og tast inn administratorpassord til Macen
5. Velg Slå på FileVault
6. Marker Tillat at disken kan låses opp med iCloud-kontoen og trykk fortsett

3. To-trinns-verifisering i forretningskritiske systemer

Selv gode passord kan bli knukket av hackere og hvis noen får tak i passordet ditt er det rett frem å logge seg inn. Dette, kombinert med at de fleste bruker samme passord på flere systemer, gjør at store mengder digitale verdier er sårbare. To-trinns-verifisering, også kalt 2FV, eliminerer mye av risikoen. Med to-trinns-verifisering taster du inn passordet på en enhet og får en kode på SMS eller i en app på telefonen. Denne koden må legges inn etter passordet for å bekrefte identiteten din. Resultatet er at ved pålogging på en ny eller ukjent enhet, kreves det en bekreftelse fra en annen registrert enhet for å få tilgang til kontoen.

Vi anbefaler på det sterkeste at to-trinns-verifisering aktiveres i alle systemer hvor det er mulig.

Er du usikker på hvordan din bedrift ligger an i dagens digitaliserte samfunn?

Test din bedrift

4. Automatisk sikkerhetskopi av enheter

Hva gjør du hvis du glemmer datamaskinen på trikken, den blir stjålet eller slutter å fungere? I tillegg til det materialistiske tapet er sjansen tilstedet for at du har mistet all data på maskinen. Denne utfordringen elimineres med bruk av en automatisk sikkerhetskopi.

Synkronisering i skyen er ikke en fullstendig sikkerhetskopi, og eneste måten å sikkerhetskopiere hele enheten på er funksjoner som Time Machine og Fillogg. Hvis du ønsker en skybasert backup finnes det løsninger for dette. Crash Plan sikkerhetskopierer alle filer og data med omfattende historikk, men utelater programmer og innstillinger.

Det innebygde programmet Time Machine på Mac tar en fullstendig kopi alle av dine data, programmer og innstillinger til en ekstern enhet. Med sikkerhetskopien kan du gjenopprette alle data og innstillinger til en ny Mac.

Fremgangsmåte Mac:
1. Koble til en ekstern harddisk (denne burde kun brukes til Time Machine)
2. Åpne Systemvalg
3. Gå til Time Machine
4. Trykk på Velg sikkerhetskopidisk og velg disken du har tilkoblet.
5. Time Machine tar nå en sikkerhetskopi av Macen, og vil gjøre det automatisk hver gang den, og strøm, er koblet til.

5. Sikker skylagring

Stadig flere bedrifter bruker skylagring som den foretrukne lagringsmetoden på grunn av blant annet delingsalternativer, sanntids samarbeid i dokumenter m.m. Dette gjør at det ligger filer og data i skyen som du ikke vil at andre skal ha tilgang til. Sikkerheten og gode rutiner i skyen blir derfor kritisk.

Først og fremst er det viktig å bruke et trygt skylagringsverktøy. De mest kjente er G Suites Google Drive, Office 365s One Drive og Sharepoint, Dropbox og Jottacloud.

Alle de overnevnte er trygge skyløsninger som har gode sikkerhetssystemer og kryptering av data i skyen.

Videre er det veldig viktig med gode rutiner på passord, to-trinns-verifisering og ekstern deling av filer.

Vi anbefaler G Suites Google Drive eller Office 365s Sharepoint, da dette er deler av skyplattformer som også kan oppfylle flere behov for selskapet.

6. En forankret IT-instruks

En IT-instruks regulerer hvilket ansvar den ansatte har, hvilke retningslinjer ansatte må følge og hvilke rettigheter bedriften har i forhold til data og maskinvare som den ansatte disponerer. En IT-instruks vil derfor minimere risiko for at sensitiv data havner på avveie som følge av brukerfeil hos ansatte.

En IT-intruks bør inneholde:

• Hva skjer når en ansatt slutter?
• Hvordan skiller ansatte på privat og jobbrelatert data?
• Har de ansatte gode passord på sine enheter og til systemer?
• Er de ansatte klar over hva som kreves av GDPR?
• Må de ansatte kryptere enheter og harddisker?