Har organisasjonen din satt opp G Suite, anbefaler vi å bruke Gmail på nett. En av de store fordelene er søkefunksjonen, som vi tar en nærmere titt på nå. I Gmail ligger all e-post i skyen og kan enkelt søkes opp fra alle enheter.

1. Søkeord i søkefeltet

I søkefeltet øverst i vinduet, kan du søke etter spesifikke ord e-posten inneholder, emne eller avsenderadresse. Da vil du få et bredt resultat som inneholder ordene du søker etter.

2. Søk med spesifikke kriterier

Likt som i Google Disk, kan du søke med kriteriene du ønsker. Skriv kriteriet først etterfulgt av kolon og søkeordet. Kriteriene må skrives på engelsk.

Eksempler:
from:haakon@eplehjelp.no
label:kunder (søker i etikketter)
subject:møteagenda

Se flere søkeparametere her.

3. Avansert søk

Klikker du på pilen ned, i høyre del av søkefeltet, får du opp valg for avansert søk. Her kan du fylle inn flere kriterier på en oversiktlig måte for å finne frem til en spesifikk e-post.

Trenger du hjelp med Gmail?
Ta kontakt

SharePoint er en del av Office 365 og er en solid fillagringsplattform som lar deg dele filarkiv med andre, internt i bedriften og eksternt når det trengs. Det er flere måter å gjøre dette på, her går vi gjennom de vanligste.

1. Del med URL

Gitt at mottaker har lesetilgang til mappen eller filen, kan du dele den ved å sende direktelinken (URLen) til det du vil dele.

1. Gå til mappen eller filen du ønsker å dele
2. Kopier URLen som ligger i adressefeltet i nettleseren
3. Lim inn URLen i en e-post, direktemelding i Teams eller Slack

1. Last ned Filestream her
2. Åpne og installer programmet. Logg inn med e-posten tilknyttet til ditt G Suite domene

Nå kan mottaker klikke på linken og komme direkte til mappen eller dokumentet du vil dele.

2. Del fra meny

For å dele dokumentet eller endre delingsinnstillinger fra et bibliotek i SharePoint, klikker du på Del-ikonet til høyre for filnavnet. Dette dukker opp når du holder musepekeren over filnavnet.

Nå kan du velge hvordan filen skal deles og hvem linken skal fungerer for.

1. Personer i organisasjonen – gir alle i organisasjonen tilgang til koblingen, uansett om de har mottatt den direkte fra deg eller videresendt fra noen andre.
2. Personer som har tilgang – kan brukes av personer som allerede har tilgang til dokumentet eller mappen. Det endrer ikke tillatelser på elementet. Bruk dette alternativet hvis du bare vil sende en kobling til noen som allerede har tilgang.
3. Bestemte personer – gir bare tilgang til personer du angir. Det vil kun være personer du inviterer eller som allerede har fått tilgang til dokumentet som kan se dokumentet.

Har du spørsmål rundt delingsinnstillinger i SharePoint?
Ta kontakt

Det finnes mange forskjellige arbeidsflyter, men felles for mange vi snakker med er at de har mapper de ofte bruker. I dette tipset bruker vi skjermbilder som eksempel. Dette fungerer også for alle andre mapper du har i Finder.

1. Bestem hvor skjermbildene dine skal arkiveres

Skjermbilder som fyller skrivebordet er en gjenganger blant folk flest. macOS Mojave ga et ansiktsløft til Skjermbilde-funksjonen, blant annet at du kan legge skjermbildene i en dedikert mappe.

1. Trykk CMD + Shift + 5 for å komme til den nye Skjermbilde-funksjonen
2. Klikk på Valg → Arkiver → Annen plassering
3. I Finder-vinduet som kommer opp, velger du Dokumenter (eller annen ønsket plassering) og klikker Ny mappe
4. Gi mappen navnet Skjermbilder og velg Opprett
5. Klikk på Velg for å lagre plasseringen

Nå vil skjermbildene dine legges direkte i den valgte mappen fremover med mindre du endrer innstillingene.

2. Lag snarveier til mapper i Docken

Som en fortsettelse på punktet over, er det nyttig å ha rask tilgang til skjermbilder enten de skal sendes videre, redigeres eller limes inn. I stedet for å bruke 3 klikk på å åpne Finder, gå til Dokumenter og åpne Skjermbilder-mappen kan du lage en snarvei til mappen i Docken.

1. Finn den aktuelle mappen i Finder
2. Klikk, hold og dra mappen til venstre for Papirkurven

Nå vil mappen ligge som snarvei i Docken og du kan klikke deg rett inn for rask tilgang.

3. Tilpass snarveien i Docken

Når snarveien er på plass, kan du gjøre det enklere å bruke den.

1. Høyreklikk på mappen for alternativene for tilpassing

Selv sorterer jeg de etter Dato lagt til, som gir meg den nyeste filen nederst. Deretter viser jeg mappen som Stabel og viser innhold som Vifte for en enkel og oversiktlig visning.

Prøv deg frem med de forskjellige alternativene og se hva som fungerer for dine behov.

Ta kontakt

Det er flere måter å dele på filer i Google Disk. Her ser vi på de to enkleste, linkdeling og deling til bestemte personer.

Linkdeling

Linkdeling lar deg dele linken (URLen) til dokumentet for at andre kan få tilgang. Dette er ofte det enkleste internt, men skal du dele dokumentet eksternt, kan hvem som helst dele linken videre og uvedkommende kan få tilgang. Tilgangsnivået til mottakeren av linken er bestemt av globale delingsinnstillinger.

1. Høyreklikk på dokumentet og klikk Del
2. Klikk på Vis link som kan deles øverst til høyre i vinduet som kommer opp
3. Kopier denne, og send til de du ønsker å dele

Hvis du ønsker å endre tilgangsnivået kan du klikke på rullegardinmenyen og velge Mer for flere valg. Trykk på Lagre for å lagre endringene.

2. Bestemte personer

Å dele med bestemte personer er anbefalt da personen må logge seg inn og det er kun vedkommende som får tilgang. Du får også flere valg for delingen.

Legg til personer

1. Gå til filen i Google Disk, høyreklikk og velg Del
2. Trykk Avansert

Nå får du opp en liste med personene som har tilgang, og i tekstfeltet nederst kan du invitere nye personer.

Sett tilgangsnivå

Du kan velge om personen du deler med skal kunne redigere, kommentere eller bare se filen.

1. Klikk på blyanten til høyre for navnet
2. Sett ønsket tilgangsnivå
3. Klikk Lagre endringer

Sett tidsbegrensning

Du kan også bestemme hvor lenge en bestemt person skal ha tilgang til filen.

1. Hold pekeren over blyanten til høyre for navnet slik at det vises en stoppeklokke. Trykk på stoppeklokken.
2. Du kan nå velge om tilgangen skal utløpe om 7 dager, 30 dager eller en egendefinert dato.

I dagens digitaliserte samfunn skjer hacking hyppigere, og trusselen for datainnbrudd har økt betraktelig de siste årene. Starwood Hotel and Resort avdekket nylig at deres databaser med sensitiv kundeinformasjon var blitt hacket, og 500 millioner hotellgjester skal ha fått sin sensitive informasjon på avveie.

Hva har skjedd?

Starwood Hotel and Resort oppdaget den 08.09.18, etter et varsel fra det interne systemet, at det var gjort et forsøk på å få tilgang til hotellets databaser. Det ble umiddelbart satt i gang en etterforskning, som avdekket et gigantisk sikkerhetshull knyttet til hotellgjesters sensitive informasjon. Hackingen, som har pågått siden 2014, har rammet 500 millioner gjester. 327 millioner av de kan ha fått både passord, passnummer og telefonnummer på avveie.

Trusselen for databrudd er høyst tilstedeværende i dagens digitaliserte samfunn. For drøyt et halvt år siden ble det også kjent at start-up selskapet Apollo ble rammet av en stor datalekkasje, som berørte 573.000 norske brukerkontoer. Vi får ofte henvendelser fra kunder som opplever utpressing via e-post og andre digitale kanaler. Hackere kan hevde at de sitter på privat, sensitiv eller ydmykende informasjon om deg, og med dette presse til å betale høye summer i form av bitcoins eller andre midler for å ikke offentliggjøre informasjonen.

Konsekvensene

Uavhengig av hvordan en hacker har fått tilgang til din informasjon, om det er via Starwoods databaser eller ei, kan det gi fatale konsekvenser. Har vedkommende fått tilgang til et av dine passord, og du bruker dette flere steder, gis det umiddelbart tilgang til din informasjon.

Vår erfaring tilsier at de fleste bruker samme brukernavn og passord på flere kontoer. Skytjenester blir stadig vanligere og med riktig påloggingsinformasjon vil uvedkomne få tilgang til filer, bilder, e-post og sensitive dokumenter. Dette kan havne på avveie, og når skaden først er skjedd kan det være vanskelig å reversere den.

Hva kan du gjøre for å sikre deg?

Med millioner av kontoer hacket, eksisterer det også en viss sannsynlighet for at du kan være et offer. Det første du burde gjøre er å sjekke om e-posten din er berørt ved hjelp av Have I Been Pwned. Denne tjenesten er laget av Microsofts sikkerhetsutvikler, Troy Hunt, og lar deg sjekke om e-posten din – eller andre kontoer knyttet til den – har blitt kompromittert i noen av de store hackerangrepene de siste årene.

Er du berørt, bør du bytte passord på kontoen det gjelder så fort som mulig. Vi anbefaler deg også å gå gjennom andre viktige kontoer. Sjekk påloggede enheter, hvilken informasjon som er tilknyttet kontoen i tillegg til data og passord.

For å unngå nye angrep, forsterke sikkerheten og minske risikoen for datatap anbefaler vi på det sterkeste å aktivere to-faktor-autorisering på alle kontoer der det er mulig. Forskjellen på vanlig innlogging, og innlogging ved bruk av to-faktor-autorisering, er at det kreves ekstra autorisering (for eksempel en kode som sendes til din telefon) når du skal logge deg inn. Vi anbefaler også å bruke forskjellige passord til hver konto.

Undervurderer du også IT-sikkerheten?

Det er en jungel av tjenester og løsninger der ute, men når det kommer til å samle vanlige IT-behov i én helhetlig løsning står det, for de fleste, mellom Microsofts Office 365-plattform og Googles G Suite-plattform. Vår erfaring er at G Suite er den beste løsningen for mindre bedrifter. Les hvorfor i denne artikkelen.

 

Hva er G Suite?

G Suite er Googles skybaserte produktivitetsplattform for bedrifter. Her har du tilgang til alle tjenestene på nett, uansett enhet og hvor du er i verden. Du har også apper til Mac, PC og smarttelefoner. G Suite gir deg e-post, kalender, fillagring, samhandling og dokumentbehandling – alt i samme system.

Hva betyr dette for deg og din bedrift?

Lavere kostnader

Siden G Suite er en helhetlig skyplattform og tilbyr de aller fleste standard tjenester SMBer har behov for, kan du samle alt på ett sted. Dette gjør at du kan kutte lisenskostnader for separate tjenester du har i dag. Mange har e-post på samme plattform som domenet ligger (f.eks. hos Domeneshop) og fillagring på en annen (ofte Dropbox), i tillegg til en Office 365-lisens for å ha dokumentbehandling (Word, PowerPoint og Excel). Disse tre tjenestene, og mange flere, er inkludert i G Suites lisenskostnad og kan spare deg for tusenvis av kroner i året.

Enklere og mer brukervennlig

De færreste mindre bedrifter har ressurser til egen IT-avdeling og drifting. Googles plattform er det nærmeste du kommer plug and play for skyløsninger. Når det initielle oppsettet er klart, kan du enkelt sette det opp for nye enheter. Administreringen av plattformen med nye brukere, aliaser og tilganger er enkelt og brukervennlig. Videre er den daglige bruken og funksjonene intuitive og det er gode løsninger for synkronisering til Finder på Mac eller Windows Utforsker på PC. Mobilappene er også funksjonsrike og enkle å bruke.

Enklere deling av filer og unik samhandling

G Suite er “born in the cloud” og laget for moderne bedrifter og nye måter å jobbe på. Det er ingen trege skrivebordsapplikasjoner og alle endringer du gjør synkroniseres rett i skyen. Dette legger til rette for samhandling. Flere kan jobbe i samme dokument på samme tid, og endringene vises umiddelbart hos kollegaene dine, slik at dere slipper utallige versjoner av samme dokument som sendes frem og tilbake via e-post.

Innebygget sikkerhet i verdensklasse

Med stadig mer data i skyen, øker også fokuset og behovet for sikkerhet. G Suite har et enormt fokus på sikkerhet og er i førersetet når det kommer til sikring av data. Gode sikkerhetsmekanismer som to-faktor-autentisering og kryptering er på plass fra start, og må bare aktiveres av brukerne. Med riktig oppsett av G Suite er sikkerheten så god at ansatte er den største sikkerhetstrusselen.

Konklusjon

Vår erfaring tilsier at for mindre bedrifter hvor ITen bare “skal fungere” og samhandling og brukervennlighet er viktige parametere, kommer G Suite ut som det beste alternativet. Det er ikke like funksjonstungt som konkurrentene, men funksjonene som mangler er det de færreste som faktisk har behov for. Plattformen gjør det enkelt å komme seg opp i skyen og er godt bygget for skalering. Den daglige bruken er enkel og “bare fungerer” som gjør at du kan bruke tiden din på verdiskapende aktiviteter fremfor å knote med et IT-system som hikker.

Hvordan skal du gå frem?

Det er mange faktorer som skal vurderes, men hovedlinjene er:
1. Kartlegging av organisasjonen og behov (vi tilbyr gratis IT-kartlegging)
2. Valg av løsning
3. Oppsett av løsning
4. Implementering og opplæring

Struktur og riktig oppsett fra starten er kritisk for å unngå følgefeil i fremtiden. Hvilken løsning skal du velge? Hva passer for dere? Hvordan settes det opp?

Vi har implementert G Suite og andre skyløsninger for titalls bedrifter og kan bistår gjerne i prosessen. Sammen vurderer vi dagens arbeidsmåte, menneskene i organisasjonen, miljøet rundt og programmer som er kritiske for dere i dag. På bakgrunn av dette setter vi opp den løsningen som best mulig tilrettelegger for samhandling, produktivitet og effektivitet. Vi har også et stort fokus på opplæring i etterkant for å få mest mulig nytte av nye systemer.

Ta kontakt med oss eller kom innom for en 30 minutters kostnadsfri IT-kartlegging

Hver høst kommer Apple med en oppdatering til operativsystemet for Mac. Denne gangen står macOS Mojave for tur med fokus på økt effektivtet hos brukerne. Mojave kommer med flere smarte funksjoner og forbedringer, men er det nok med et nytt operativsystem for å øke fokus, produktivitet, effektivitet og til slutt lønnsomhet i bedriften?

Dette er nytt i macOS Mojave

Skjermtid

Dette er en funksjon i iOS, men vi tar den med her. Skjermtid sporer hvor mye tid du bruker på spesifikke apper i løpet av en dag. Du kan sette grenser for tid brukt per app og

Skjermbilder

Nå vil du kunne jobbe med skjermbilder umiddelbart etter at du har tatt de. Det blir enklere å justere de, du kan ta skjermopptak og velge hvor skjermbildet skal lagres på Macen.

Visninger i Finder

Bruk Stabler for å sortere like filtyper på skrivebordet, helt automatisk. Du kan velge på hvilket grunnlag de skal sorteres, fra filtype til dato.

I Finder får du en ny gallerivisning og hurtighandlinger lar deg jobbe på filene direkte fra Finder. Jobb på flere filer samtidig og opprett egne hurtighandlinger for din arbeidsflyt.

Rediger i hurtigvisning

I dag kan du hurtigvise filer ved å markere filen og trykke på mellomromstasten. Nytt i macOS Mojave er at du kan gjøre endringer på filen fra hurtigvisning uten å åpne filen i et spesifikt program. Tidsbesparende og enkelt.

FaceTime

Apple lanserer FaceTime som konkurrent til Microsofts Skype og Googles Hangout. Nå får du mulighet til å inkluder hele 32 personer i konferansevideo ved hjelp av Apples integrerte videoløsning.

Personvern og sikkerhet

I macOS Mojave fokuserer de stadig mer på personvern og det lanseres flere nye sikkerhetstiltak. Dette innebærer forbedret sporingsbeskyttelse og automatisk sterkere passord.

Dette må du vite før du oppdaterer operativsystem på Mac.

Har disse funksjonene egentlig noe å si?

Vår erfaring tilsier at veldig mange ønsker å være effektive, fokuserte og produktive. Nye funksjoner i operativsystemer, lure tastatursnarveier og smarte triks hjelper lite hvis grunnlaget ikke er på plass.

Vi jobber etter pyramideprinsippet, hvor det grunnleggende må være på plass for å kunne bruke teknologien best mulig og på riktig måte.

1. Maskinvare og infrastruktur

Først og fremst må maskinvaren og infrastrukturen i bedriften være på plass og ordentlig satt opp. Dette innebærer friske og raske Macer, oppdaterte operativsystem, internett og annet utstyr.

2. Teknologisystemer, -prosesser og -struktur

Er det riktige systemer satt opp? Er systemene satt opp riktig? Er interne prosesser optimalisert for å bruke teknologien for det den er verdt?

Flere av våre kunder har hatt problemer med for mange programmer, suboptimale løsninger mangel på ett kjerneverktøy som legger til rette for samhandling og strukturerer prosesser. Dette er noe av det viktigste som må være på plass for å få nytte av teknologien.

3. Oppsett

Når systemene og løsningene er på plass, må de settes opp riktig på enhetene. Dette er alt fra å skille private kontoer fra arbeidsplassens kontoer, gjøre systemene lett tilgjengelig og få på plass en god arbeidsflyt. Sikkerhet på enhetene er også en del av dette med kryptering av interne harddisker, totrinnsverifisering og gode passord.

4. Smart bruk

Smart bruk innebærer at man benytter seg av de teknologiske mulighetene som finnes. Det er utallige programmer og funksjoner for å bedre arbeidsflyten og øke effektiviteten i bedriften. Her gjelder det å kartlegge hva som trengs og implementere en konsekvent bruk for alle ansatte.

5. Produktivitet

Produktivitet når det kommer til IT handler om å lære seg tastatursnarvei og smarte måter å jobbe på. Hvis alle punktene over er på plass, må fokuset rettes her for å øke output fra inputen som legges inn. Dersom alle punktene over er på plass, er bedriften bedre rustet for å øke output og med det lønnsomhet.

Les mer om riktig bruk av verktøy for å øke produktivitet

Hver høst slipper Apple nytt operativsystem til Mac. Denne gangen står macOS Mojave 10.14 for tur og erfaringsmessig kan oppdateringer skape utfordringer. Bør du oppdatere? Kan Macen din oppdateres? Og hvordan skal du forberede deg for oppdateringen?

1. Ikke oppdater ukritisk

Når Apple oppdaterer sin egen programvare, rekker ikke alltid andre leverandører å oppdatere sin egen. Dette gjelder spesielt Microsofts Office-pakke, videoredigerings-programmer og Adobe-pakken. Mange av disse appene er 32-bits apper og må oppdateres til 64-bit for å støttes av macOS Mojave.

Derfor må du enten gjøre research selv eller spørre oss om hvilke konsekvenser en oppdatering av operativsystem kan få. I verste fall kan du ende opp med et flunkende nytt operativsystem uten kjerneverktøy som er kompatible med det.

2. Ta backup

Dette er det viktigste du gjør før oppdateringen. Ikke alle oppdateringer går smertefritt, så det er kritisk at du har en ordentlig Time Machine-backup før du oppdaterer. I verste fall kan oppdateringen stoppe og du kan potensielt miste alt innhold på maskinen.

Skremmende mange undervurderer viktigheten av ordentlig backup. Ikke gå i den samme fella.

Les mer om backup her

3. Tåler Macen oppdateringen?

Maskinvare

Nyere oppdateringer krever stadig mer av Macene. Har du en MacBook Pro fra mid 2012, må du ta hensyn til at maskinvaren ikke nødvendigvis er sterk nok. For å unngå at maskinen oppleves tregere, anbefaler vi at du har SSD-disk og minst 8 GB hukommelse.

Uansett hvilken Mac du har, anbefaler vi å rense og rydde opp i programvare før du oppdaterer da en ny start med nytt operativsystem er alltid den beste måten å oppdatere på. Kontakt oss om du trenger hjelp eller råd rundt dette.

Lagringskapasitet

Operativsystemet tar plass på harddisken. Nedlastingen og installeringen kan stoppe om du ikke har nok plass, så vær obs på dette før du oppdaterer. Du bør ha minst 20% ledig plass på harddisken før du oppdaterer.

Spesifikasjoner

Klikke på Apple-ikonet øverst til venstre på skjermen og velg Om denne maskinen. Der ser du hvilken modell du har.

macOS Mojave er kompatibel med følgende maskiner:
– MacBook (Tidlig 2015 eller nyere)
– MacBook Air (Mid 2012 eller nyere)
– MacBook Pro (Mid 2012 eller nyere)
– Mac mini (Sent 2012 eller nyere)
– iMac (Sent 2012 eller nyere)
– iMac Pro (2017)
– Mac Pro (Sent 2013, pluss mid-2010 og mid-2012 modeller med anbefalt Metal-kompatibelt GPU)

4. Gjennomfør alle mindre oppdateringer

Jo flere oppdateringer du hopper over, jo større er sjansen for at noe går galt.

1. Gå til Apple-logoen øverst til venstre på skjermen
2. Velg Om denne maskinen

Her bør du ikke ha en versjon som er lavere enn 10.13.6. Om det er tilfellet, må du gjøre oppdateringen i ditt nåværende operativsystem.

Ta kontakt hvis du er usikker på om Macen din er klar for oppdateringen.

For mange er Macen et av de mest brukte verktøyene hver eneste dag. Det finnes mange programmer for økt effektivitet og en enklere hverdag – her er noen av våre favoritter..

Focus

Du har kanskje hørt om Pomodoroteknikken som studieteknikk? Jobb konsentrert i 25 minutter, ta en kort pause, og jobb videre i nye 25 minutter. Focus har omfavnet konseptet og laget en app som hjelper deg med dette. Gratisversjonen lar deg sette på nedtelling og sier i fra når det er tid for pause. Med PRO-abonnement til 49 kr per måned kan du legge til oppgaver og se statistikk på alle sesjonene dine.

I en hverdag med mange avbrytelser og digresjoner, hjelper denne deg til å få gjort det du skal, så effektivt som mulig.

Lastes ned fra App Store her.

Hyperdock

I løpet av en arbeidsdag jobber man i flere programmer samtidig. For mange kan det bli uoversiktlig og vanskelig å holde styr på. Hyperdock hjelper deg å organisere og få oversikt på de åpne programvinduene.
Jobber du i flere programmer, kan du justere størrelsen på programvinduene til din bruk. Sett predefinerte størrelser eller juster de fra gang til gang.

Kjøpes fra App Store her.

Copyclip

Denne appen fungerer som en utklippstavle som tar vare på historikken av det du kopierer og samler det på ett sted. På denne måten kan du lime inn det du kopierte for 5 minutter siden, uten å måtte gå tilbake til den opprinnelige kilden. Hent de enkelt fra menyikonet for å lime inn uten å måtte kopiere igjen.

Lastes ned fra App Store her.