Med Exchange-kontoer kan du dele kalendere med venner, familie eller kollegaer i Outlook 2016. La andre få tilgang til å redigere, se eller opprette avtaler på vegne av deg.

Del din kalender

1. Åpne Outlook og gå til Kalendere fra menyen nederst til venstre

2. Klikk Kalendertillatelser fra menyen øverst i vinduet

3. Gå til fanen Tillatelser og sett Tillatelsesnivå til Korrekturleser

Nå vil andre i organisasjonen kunne søke opp og se din kalender som i neste steg.

Åpne andres delte kalendere

For å finne andres delte kalendere, må du søke de opp og legge de til.
1. Klikk Åpne delt kalender

2. Søk etter navnet på personen du vil se kalenderen til

3. Klikk Legg til

Nå kommer personens kalender opp i sidepanelet under Delte kalendere.

Finder er hjertet til Macen med filer, dokumenter, programmer og bibliotek. Den brukes hver dag og bør tilpasses ditt bruk. Her er våre beste tips for bedre bruk av Finder

Valg for Finder

Som med alle andre programmer, trykker du CMD + , for å komme til innstillinger i Finder

Generelt

Under fanen Generelt kan du velge hvilken mappe som skal åpnes i et nytt Finder-vindu. Sett denne til en du ofte bruker, som Dokumenter eller en OneDrive-mappe.

Etiketter

Bruk etiketter for å kategorisere filer, dokumenter og mapper. Her kan du legge til nye, navngi og tildele farge.

Se etter Etiketter i sidepanelet i Finder. Sekundærklikk på en fil for å tilegne etikett. Dette er smart for filer koblet til prosjekter, avdelinger eller temaer. Klikk på etiketten i sidepanelet i Finder for å se filene.

Sidepanel

Legg til og fjern mapper fra sidepanelet i Finder. Vi anbefaler å legge de du faktisk bruker under Favoritter og fjerne de du sjeldent ser på.

Tastatursnarveier i Finder du må kunne

⌘ + NNytt Finder-vindu

⌘ + TNy fane

⌘ + WLukk vindu/fane

⌘ + shift + NNy mappe

Tilpass verktøylinjen

Høyreklikk på den grå linjen øverst i Finder-vinduet og velg tilpass verktøylinje. Dra handlingsknappene fra vinduet som kommer opp til de ledige plassene for hurtig tilgang til handlinger. Huk av for Vis Symboler og tekst for forklaring på knappene.

Vis bane-, fane-, og statuslinje

Gå til Vis i Menylinjen og klikk Vis Banelinje, Vis Fanelinje og Vis Statuslinje. Nå får du flere faner øverst i Finder-vinduet, ser i hvilken mappe dokumentet du har markert ligger i, samt informasjon om mappen nederst i vinduet.

Markere flere filer

Hold inne CMD og klikk på flere utvalgte, vilkårlige filer for å markere de. Klikk på en fil og hold inne Shift. Markér deretter en fil lenger ned i mappen for å markere alle mellom de to. Du kan også bruke piltastene for å markere filene.

<h2Hurtigvisning

Om du ikke ønsker å åpne filen i et program, kan du hurtigvise den ved å markere og trykke mellomromstasten. Da får du opp en forhåndsvisning av filen som enkelt kan lukkes igjen med samme mellomromstast.

Du har sikkert sett bildet av Facebook-sjef, Mark Zuckerberg, med tape foran frontkamera og mikrofonen på Macen sin. Flere av våre kunder gjør også dette. Er man paranoid eller er det en reell grunn til å gjøre det? Det er nok litt av begge deler.

Internett, innhold i skyen og undervurdering av IT-sikkerhet gjør at det kan være en reell risiko for å bli hacket. Vi har sett flere tilfeller av svindel e-poster som er mistenkelig like Apples egne og Prinser som vil gi deg 1 000 000 000 USD$. Dette er i alle tilfeller for godt til å være sant og bør slettes umiddelbart. Den beste måten å avsløre dette på er

En annen trussel er at noen skal ta over kameraet og få innsikt i hjemmet ditt via frontkameraet på Macen. Vår erfaring er at dette sjeldent forekommer og om noen gjør dette, er målet personer i offentligheten eller i høye stillinger.

I utgangspunktet skal macOS sikre deg mot slike angrep, men det skader selvfølgelig ikke å være på den sikre siden. Teip gjerne en bit foran kameraet, så er du sikret i tilfelle noen hacker det.

IT-sikkerhet skal aldri undervurderes og derfor har vi laget en egen liste med de viktigste tiltakene du kan gjøre.

Se tiltakene på denne siden.

De siste årene har det kommet flere og flere verktøy for å øke samhandling og effektivitet i bedrifter. I utgangspunktet er dette en god utvikling mot å bruke teknologi aktivt i bedrifter, men kan det bli for mye av det gode?

Utfordring

Hvis bedriften ikke har noen verktøy, er det ekstremt liten mulighet for samhandling og produktivitet. Det er vanskelig å jobbe sammen, dele dokumenter og enkelt hente informasjon og filer fra andre.

Med for mange verktøy, oppstår forskjellige måter å jobbe på tvers av bedriften. Om ledelsen jobber i One Drive og e-post, markedsavdelingen foretrekker Google Docs og Hangout, utviklerne snakker sammen på Slack og bruker Dropbox, synker samhandlingen og produktiviteten i hele bedriften.

Hvis bedriften ikke er oppdatert på teknologiske løsninger og ansatte finner verktøy og løsninger selv, kan det få store konsekvenser. IT-sikkerhet og retningslinjer fra ledelsen kan gå på bekostning av programvare som gjør arbeidsdagen enklere. Her mister ledelsen kontroll på hvilke verktøy som brukes

Dersom kunnskapen hos de ansatte også er begrenset, øker risikoen for brukerfeil som utsetter bedrifts- og kundedata for stor risiko samt begrenser mulighetene for samhandling og effektivitet.

Løsning

Det er mest effektivt ha ett kjerneverktøy du bygger alt rundt. Skybaserte tjenester som Microsofts Office 365 og Googles G Suite er de beste alternativene for et komplett oppsett med:

– E-post
– Kalendere
– Samarbeid i sanntid
– Fildeling

Disse løsningene tar også hensyn til sikkerhet, brukeradministrasjon og synkronisering. Med riktig oppsett er mulighetene mange. Jobb fra hvor du vil – samtidig med andre i samme dokument – og se endringene milisekunder etter at de gjøres. Få tilgang til kollegaers kalender for å se når de er tilgjengelige og inviter de til møter. Erstatt irrelevante e-poster internt med raskere chat- og videoprogrammer. Opprett en felles filbank med tilpassede tilganger og synkronisering for rask og enkel tilgang. Del informasjon sømløst med eksterne. Alt dette med én bruker og ett system.

Hvordan gå frem?

Det er mange faktorer som skal vurderes, men hovedlinjene er:
1. Kartlegging av organisasjonen og behov
2. Valg av løsning
3. Oppsett av løsning
4. Implementering og opplæring

Vår erfaring er at mange bedrifter vil, men ikke klarer å legge til rette for denne måten å jobbe på. Hvilken løsning skal du velge? Hva passer for dere? Hvordan settes det opp?

Dette hjelper vi bedrifter med.

Les hvordan vi jobbet med Mr. Iceman her.

Sammen vurderer vi dagens arbeidsmåte, menneskene i organisasjonen, miljøet rundt og programmer som er kritiske for dere i dag. På bakgrunn av dette setter vi opp den løsningen som best mulig tilrettelegger for samhandling, produktivitet og effektivitet. Vi har stort fokus på opplæring i etterkant for å få mest mulig nytte av nye systemer.

Ta kontakt med en av oss for å vite mer om hvilke muligheter din bedrift har.

Bestill Digital kartlegging her.

Tidligere var normen e-post, lange møter, lang beslutningstid og individuelt arbeid ved pulten. Med ny teknologi og skytjenester endrer dette seg og i 2019 jobber vi dobbelt så mye i team som for 5 år siden.

Hva er en moderne arbeidsplass?

“90% av jobben min er å sørge for at organisasjonen presterer på et så høyt nivå som mulig.” – Steward Butterfield, CEO i Slack. En del av dette er at ansatte skal være motiverte, få i seg lunsj, ha klare mål å jobbe mot og trives på arbeidsplassen. En annen del – som har blitt vesentlig viktigere de siste årene – er måten å jobbe på. Vi blir stadig mer mobile og tar i bruk ny teknologi. Samarbeid bidrar til økt inspirasjon, produktivitet og kunnskapsdeling mellom ansatte og det er ledelsens jobb å legge til rette for dette med hjelp av nye teknologiske løsninger.

Vi har identifisert fire kritiske faktorer som må være på plass for en moderne arbeidsplass.

1. Et konsekvent kjerneverktøy

Å bruke ett kjerneverktøy som alle ansatte sverger til og bruker konsekvent, er kritisk. Dette standardiserer måten ansatte jobber på, gjør håndteringen av data enklere og legger tilrette for samhandling og effektivitet. Opplæring og bruk blir strømlinjeformet, samtidig som IT-sikkerheten øker.

2. Samarbeid i sanntid

Jobb med andre i samme dokument og gjør endringer fortløpende. Kommentér, rett opp i og se hva andre jobber med. Alternativet er titalls e-poster frem og tilbake om endringer og dokumentopplastinger til server. Samarbeid i sanntid forkorter beslutningsprosesser og kutter flere ledd i kommunikasjonen. Tidsbesparende, produktivt og effektivt.

3. Mobilitet

En moderne arbeidsplass gir rom for fleksibilitet. Med en komplett skyløsning som G Suite eller Office 365, har du tilgang til alt, uansett hvor du er. Dette betyr at du ikke må sitte koblet til en server på kontoret og at du får tilgang til all informasjon hvor som helst. I 2020 vil 50% av arbeidskraften være millenials som er oppvokst med teknologi. For å være en attraktiv arbeidsgiver, trenger bedrifter løsninger som legger tilrette for moderne, produktiv og fleksibel arbeidsmåte.

4. Kompetanse

Det kreves innsats og vilje for å utnytte ny teknologi og løsninger. Uten kompetanse fra menneskene som skal bruke teknologien, er verdien av systemene liten. Derfor er det kritisk med god implementering og at det investeres i opplæring. Jo bedre de ansatte mestrer verktøyene, jo bedre effektivitet, samhandling og resultater.

Hvordan gå frem?

Det er mange faktorer som skal vurderes, men hovedlinjene er:
1. Kartlegging av organisasjones behov
2. Valg av løsning
3. Oppsett av løsning
4. Implementering og opplæring

Vår erfaring er at mange bedrifter vil, men ikke klarer å legge til rette for denne måten å jobbe på. Hvilken løsning skal du velge? Hva passer for dere? Hvordan settes det opp?

Dette hjelper vi bedrifter med.

Les hvordan vi jobbet med Mr. Iceman her.

Sammen vurderer vi dagens arbeidsmåte, menneskene i organisasjonen, miljøet rundt og programmer som er kritiske for dere i dag. På bakgrunn av dette setter vi opp den løsningen som best mulig tilrettelegger for samhandling, produktivitet og effektivitet. Vi har stort fokus på opplæring i etterkant for å få mest mulig nytte av nye systemer.

Ta kontakt med en av oss for å vite mer om hvilke muligheter din bedrift har.

Bestill Digital kartlegging her.

OneDrive er skylagringstjenesten til Office 365 som også lar deg synkronisere filer fra skyen til Macen samt hente filer fra SharePoint. Ved installasjon er det visse ting å huske på, sånn gjør du det steg for steg.

Last ned programvaren

1. Logg inn på din portal på denne siden
2. Klikk på Installer Office-apper oppe til høyre i vinduet og velg Office 365

Nedlastingsfilen er på 1,8 GB så dette kan ta noe tid. Når nedlastingen er ferdig, finner du den i Finder → Nedlastinger som en .pkg-fil.

Installer programvaren

1. Finn Office_365.pkg i Nedlastingermappen
2. Dobbelklikk på ikonet og følg installasjonsguiden

Når installasjonen er ferdig, finner du alle Office-programmene i Finder → Programmer.

Konfigurer OneDrive

Gå til Finder → Programmer og åpne OneDrive.

1. Logg på med e-postadresse og passord
2. Velg hvor din lokale OneDrive-mappe skal ligge i Finder
3. Velg hvilke mapper som skal synkroniseres til Macen

Fra App Store

Dersom du ikke har Office 365, må du laste ned OneDrive separat fra App Store.

1. Åpne App Store
2. Søk etter OneDrive og klikk Hent og Installer

Programmet legger seg rett i Finder → Programmer. Åpne og logg på med e-postadresse og passord. Nå er det noen innstillinger som må på plass.

1. Gå til OneDrive-ikonet i menylinjen
2. Trykk på de tre rundingene øverst til høyre

3. Gå til Innstillinger
4. Under Generelt, huk av for Åpne ved innlogging

Du må også aktivere OneDrive-tillegget for Finder.

1. Åpne systemvalg og gå til Tillegg
2. Gå til Finder i sidepanelet og huk av for OneDrive Finder Integration

Dette kalles Shadow IT og er en utfordring som har oppstått hos flere bedrifter de seneste årene, i takt med at løsninger som Google Docs og Dropbox har kommet på banen. I praksis oppstår det når det innføres teknologiske løsninger som er utenfor IT-avdelingen og ledelsens kontroll. Dette øker risikoen for datatap og fører ofte til ineffektivt arbeid, som kan resultere i økte kostnader og stor sikkerhetsrisiko for bedriften.

Hvorfor oppstår det?

En stadig høyere andel av arbeidskraften er viderekomne på data og teknologi. Innen 2020 beregnes halvparten av ansatte til å være millennials som er oppvokst med internett og teknologi. Dette krever at de teknologiske løsningene hos bedrifter er oppdaterte og tilrettelagt for moderne og effektiv jobbing.

Når dette ikke er tilfelle, tar de ansatte saken i egne hender. Det blir innført programvare og teknologiske løsninger som øker produktivitet, men ikke er godkjent av ledelsen eller IT-avdelingen. Når ledelsen er uvitende om disse løsningene, går det på bekostning av IT-sikkerhet, standardiserte måter å jobbe på og compliance i systemer.

Implikasjoner

IT-risiko

En stor del av Shadow IT er ny programvare tilknyttet private kontoer. På disse kontoene er ofte sikkerheten lavere og risikoen for at sensitiv data kommer på avveie vesentlig større. Ved mangel på IT-instruks og bedriftsinformasjon på private enheter, senkes IT-sikkerheten betraktelig.

Det er også en grunn til at bedrifter har intern eller ekstern IT-avdeling. Når enkeltpersoner uten nødvendig kunnskap setter opp programvare i bedriften, er faren stor for at det ikke gjøres riktig og i henhold til bedriftens sikkerhetsrutiner.

Inkonsistent og ineffektivt arbeid

Når programvare og bruk av denne varierer på tvers av bedriften, vil det til slutt slå tilbake på de som bruker den. Om noen bruker Google Docs og andre bruker Word, må innhold kopieres, limes inn, eksporteres og importeres. Dette fører til ineffektivitet, usikkerhet og frustrasjon. I tillegg setter det en stopper for oppsettet IT-avdelingen faktisk har satt opp og vurdert som optimalt for både ansatte og organisasjonen.

Unødvendige kostnader

Ansatte i markeds- eller økonomiavdelingen skal ikke bruke tiden sin på å lete etter programvare, ei heller installere og implementere det. Når IT-avdelingen må inn og rydde opp, løper det også der unødvendige kostnader

Hvordan forebygge Shadow IT?

Til syvende og sist er det IT-avdelingen og ledelsens ansvar å sørge for at IT-sikkerhet, rutiner og løsninger ligger til rette for de ansatte. Det første steget er ofte å innrømme utfordringen er tilstede. Her er våre tips for å unngå Shadow IT.

1. Kartlegg behov

Gjennomgå de ansattes rutiner og behov for teknologiske løsninger. Med utviklingen som har vært de siste 10 årene, endres behovene kontinuerlig. Snakk med de ansatte og kartlegg hvordan deres arbeidshverdag kan optimaliseres med hjelp av teknologi og programvare.

2. Standardiser systemene

Gå for ett kjernesystem med eventuelle tilleggsprogrammer, gjerne en skyplattform som G Suite eller Office 365. Sørg for at denne dekker behovene som er i bedriften og at de ansatte bruker dette konsistent. Dette unngår at de ansatte må lete etter programvare som dekker deres behov.

3. Ikke undervurder opplæring

Når løsningene og systemene er satt, må de ansatte kunne bruke de for å utnytte de best mulig. Bruk tid på å implementere og lære opp. Dette sørger for at eksisterende vet hvilke løsninger som skal brukes til hva og gjør arbeidsflyten strømlinjeformet. For nyansatte er vil det bli enklere å komme inn i rutiner samt bruke mindre tid på opplæring.

I takt med teknologisk utvikling og ansatte som foretrekker en moderne måte å jobbe på, har sanntids samarbeid blitt en stor del av arbeidsdagen. Er din bedrift en av de som ikke har kommet i gang enda?

Hva er sanntids samarbeid?

Programvare som lar deg samarbeide i sanntid via direktemeldinger, video og redigering av dokumenter. Det baseres på skytjenester, som Microsofts Office 365 og Googles G Suite, som blir stadig vanligere på moderne arbeidsplasser.

Her er fem gode grunner til å benytte seg av dette.

1. Enklere å holde møter

Flere skytjenester, som Office 365 og G Suite, har integrerte videoløsninger. For bedrifter med ansatte på flere lokasjoner er sanntids samarbeid viktig for å samles uten å fysisk møtes. Da kan alle involverte komme med sine innspill uten reisetid og kostnad. Dette gir fortgang i prosesser, avgjørelser kan tas fortere og prosjekter kan landes.

2. Økt produktivitet

Du kan jobbe sammen med andre i samme dokument og se endringer når de gjøres. Dokumentene er delte, så du unngår forvirring fordi alle involverte kan se og prate om innholdet. På denne måten unngår du endringer, versjoner frem og tilbake på e-post og kopiering av dokumenter for å komme til et endelig resultat.

3. Det appellerer til den nye generasjonen arbeidstakere

Innen 2020 vil 50% av arbeidskraften være millennials som er vokst opp med internett og teknologi. Disse krever effektive og moderne arbeidsmåter samt fleksibilitet til å jobbe utenfor kontoret.

4. Økt mobilitet

Dersom noe skjer som må tas hånd om raskt, vil du ha tilgang til all informasjon fra der du er. Koble til internett på flyplassen, på toget eller en sen kveld hjemme for å få jobben gjort.

5. Kutt kostnader

Oppsett av en skytjeneste med mulighet for sanntids samarbeid, samler flere tjenester under ett tak og du kan kutte kostnad på overflødig programvare. Reisekostnader og kostnad til lokaler synker og økningen i produktiviteten lar de ansatte bruke mer tid på kjerneoppgaver.

Hvordan gå frem?

Det er mange faktorer som skal vurderes, men hovedlinjene er:
1. Kartlegging av organisasjonen og behov
2. Valg av løsning
3. Oppsett av løsning
4. Implementering og opplæring

Vår erfaring er at mange bedrifter vil, men ikke klarer å legge til rette for denne måten å jobbe på. Hvilken løsning skal du velge? Hva passer for dere? Hvordan settes det opp?

Dette hjelper vi bedrifter med.

Les hvordan vi jobbet med Mr. Iceman her.

Sammen vurderer vi dagens arbeidsmåte, menneskene i organisasjonen, miljøet rundt og programmer som er kritiske for dere i dag. På bakgrunn av dette setter vi opp den løsningen som best mulig tilrettelegger for samhandling, produktivitet og effektivitet. Vi har stort fokus på opplæring i etterkant for å få mest mulig nytte av nye systemer.

Ta kontakt med en av oss for å vite mer om hvilke muligheter din bedrift har.

Bestill Digital kartlegging her.