Leveranse

IT-revisjon, IT-opprydding og overgang til en helhetlig skyplattform (G Suite)

Vi begynte med en IT-revisjon i to deler:
1) overordnet kartlegging av alle IT-systemer og behovsanalyse for sky, lagring og valg av skyplattform
2) IT-risikoanalyse for å spesifikt se på dagens IT-sikkerhet og se på det helhetlige risikobildet til organisasjonen

Etter kartlegging, behovsanalyse og risikoanalyse ble funnene presentert for Halogen. Ledelsen tok avgjørelsen om å ta problemet ved roten, og ikke gjennomføre flere raske symptombehandlinger. Første steg var en fullstendig IT-opprydding. Dette startet med en opprydding på samtlige maskiner. Alle PC-er og macer ble slettet, før de ble satt opp i henhold til nye sikkerhetskrav , fjernadministrering og standardisert oppsett. Vi ryddet også opp i de ulike skyløsningene som ble brukt (Dropbox, Google Drive, Box, iCloud osv.). Videre ble IT-verktøyene vurdert og deretter faset ut eller implementert i den nye IT-strukturen. I tillegg ble selskapets IT-instruks oppdatert for å ha tydeligere retningslinjer for hvordan IT skal brukes, med konkrete eksempler på hva som er greit og ikke i Halogen.

Det viste seg fort at Office 365 og SharePoint ikke var tilstrekkelig som helhetlig plattform for Halogen. Løsningen dekket ikke behovet for rask og enkel samhandling og samskriving, samtidig som sikkerheten var ivaretatt.

Alternativene var å:

1. fortsette med Office 365 til e-post, kontakter, kalender og Dropbox for fildeling
2. gå bort fra Office 365 og flytte alt over til G Suite som helhetlig løsning for e-post, kontakter, kalender, fildeling og samhandling

Halogen valgte alternativ 2. Dette krevde en dypere kartlegging av systemer, testing, verifisering og nøye forberedelser.

Etter verifiseringen var gjennomført samlet vi data fra både Office 365, filserver, Dropbox (+ andre skytjenester) og lokal lagring, og overførte alt til G Suite i løpet av én helg. Videre gjennomførte vi opplæring og implementering gjennom en felles workshop og gjennomgang etterfulgt av personlig oppfølging.

Resultat

Bedre sikkerhet, nye og mer effektive arbeidsprosesser, fremtidsrettet IT-struktur og fornøyde ansatte

Med G Suite som skyløsning har Halogen gått over til en 100 prosent skybasert løsning, med helt andre forutsetninger for samhandling og fildeling. De er ikke lenger avhengig av VPN og god internettilkobling for å få tilgang til filer utenfor kontoret, og de har enkelt mulighet til å dele og samarbeide på filer, både internt og eksternt.

Med overgangen til G Suite har Halogen gjennomført en digital transformasjon, tatt store digitale steg og er bedre rigget for fremtiden. Halogen kan nå jobbe på nye og mer effektive måter, samtidig som sikkerheten er ivaretatt med fjernadministrering og etterlevelse av IT-instruks. Resultatet er mer fornøyde ansatte, lavere IT-risiko, økt samhandling, god compliance og en enklere hverdag med mindre IT-trøbbel.

Første fase ble ferdig våren 2019, og samarbeidet fortsetter gjennom at Eplehjelp nå er Halogens teknologipartner. Det innebærer at vi drifter Halogens systemer, bistår med kontinuerlig rådgivning og yter support ansikt til ansikt, eller via fjernstyring der det er behov.