Håkon RøstenVi ser stadig nedprioritering av opplæring, både i kostnads- og tidsbudsjetter. I de virksomhetene hvor opplæring faktisk blir prioritert, gjennomføres den med hverken strategi eller mål, som reduserer verdien av opplæringen. Så hvordan kan opplæringen gi bedre resultater?
Resultatene av opplæring er ikke alltid like enkelt å måle, men økt effektivitet og redusert frustrasjon hos sluttbrukere burde alltid inkluderes i en vurdering av måloppnåelse. Vi har samlet fire aspekter av opplæring som kan bidra til økt verdi og resultat av opplæring.
1) Demonstrasjon er ikke forankring
Demonstrasjon av hvordan en programvare skal brukes eller hvordan en arbeidsoppgave skal utføres gjør ikke at den ansatte lærer seg bruken og fremgangsmåten. Alle har sin måte å jobbe på, og det skal mer enn en demonstrasjon til for at mennesker skal endre hvordan de arbeider. Dersom de er usikre eller ikke forstår hvordan noe skal gjøres, faller de ofte tilbake til gamle rutiner. Det krever innsats både fra leder og ansatte for å forankre nye løsninger og nye måter å jobbe på.
2) Opplæring er ikke et maraton
Vi erfarer at det trengs flere runder opplæring og implementering for å endre måten mennesker jobber på. Tidsperspektivet er også viktig. Det må være en viss periode mellom hver seanse for at deltakerne skal kunne bearbeide og implementere det de har lært. Det holder ikke med to fulle dager hvor man lærer “alt”.
Opplæring må sees på som flere sprinter, ikke et maraton. For å forankre et endret bruksmønster må opplæringen bestå av flere, kortere, seanser. En god løsning er å ha en fast time i uken med opplæring og fokus på å implementere endringen i løpet av den følgende uken. Lær og implementer, lær og implementer og så videre.
3) Strategisk fokus i opplæring
For at den tiden dere setter av til opplæring skal være verdiskapende må opplæringen baseres på en plan og ha et strategisk fokus. Strategien burde tydeliggjøre tre til fem fokusområder som fører til en positiv effekt på de ansatte. Opplæringen burde deretter fokusere på denne kunnskapen og kompetansen. Uten en strategi kan det fort bli opplæring for opplæringens skyld.
Videre må ansatte som deltar på opplæringen være de som faktisk har nytte av den. Hvis deltakerne ikke har behov for opplæringen burde de ikke være tilstede, da de ikke vil ha tilstrekkelig interesse til å ta til seg læringen.
Til slutt må opplæringen være interessant og verdifull for de ansatte. Stoffet som gås gjennom må være relevant for de neste 6 månedene, ikke de neste 3 årene.
4) In-house eller outsource opplæring?
Å gjennomføre og skape verdi med opplæring ved å bruke interne ressurser er ofte det beste. Dette sparer kostnader og samkjører bedriften, men vi erfarer ofte at hverken kunnskapen eller opplæringskompetansen er på plass i norske SMBer. Uten dette vil ikke opplæringen ha ønsket effekt, og det burde blitt investert i en ekstern partner istedenfor.
Før dere velger å gjøre det “in-house” eller “outsource” må dere tenke på om dere har:
- Opplæringskompetansen?
- En klar strategi for opplæringen?
- Kunnskapen? Både fagkunnskap og teknisk kunnskap
- Nøytrale meninger som ikke legger føringer for opplæringen?
Til slutte må dere spørre dere selv: Vil opplæringen være gi de resultatene vi ønsker?