Martin FossedalDette kalles Shadow IT og er en utfordring som har oppstått hos flere bedrifter de seneste årene, i takt med at løsninger som Google Docs og Dropbox har kommet på banen. I praksis oppstår det når det innføres teknologiske løsninger som er utenfor IT-avdelingen og ledelsens kontroll. Dette øker risikoen for datatap og fører ofte til ineffektivt arbeid, som kan resultere i økte kostnader og stor sikkerhetsrisiko for bedriften.
Hvorfor oppstår det?
En stadig høyere andel av arbeidskraften er viderekomne på data og teknologi. Innen 2020 beregnes halvparten av ansatte til å være millennials som er oppvokst med internett og teknologi. Dette krever at de teknologiske løsningene hos bedrifter er oppdaterte og tilrettelagt for moderne og effektiv jobbing.
Når dette ikke er tilfelle, tar de ansatte saken i egne hender. Det blir innført programvare og teknologiske løsninger som øker produktivitet, men ikke er godkjent av ledelsen eller IT-avdelingen. Når ledelsen er uvitende om disse løsningene, går det på bekostning av IT-sikkerhet, standardiserte måter å jobbe på og compliance i systemer.
Implikasjoner
IT-risiko
En stor del av Shadow IT er ny programvare tilknyttet private kontoer. På disse kontoene er ofte sikkerheten lavere og risikoen for at sensitiv data kommer på avveie vesentlig større. Ved mangel på IT-instruks og bedriftsinformasjon på private enheter, senkes IT-sikkerheten betraktelig.
Det er også en grunn til at bedrifter har intern eller ekstern IT-avdeling. Når enkeltpersoner uten nødvendig kunnskap setter opp programvare i bedriften, er faren stor for at det ikke gjøres riktig og i henhold til bedriftens sikkerhetsrutiner.
Inkonsistent og ineffektivt arbeid
Når programvare og bruk av denne varierer på tvers av bedriften, vil det til slutt slå tilbake på de som bruker den. Om noen bruker Google Docs og andre bruker Word, må innhold kopieres, limes inn, eksporteres og importeres. Dette fører til ineffektivitet, usikkerhet og frustrasjon. I tillegg setter det en stopper for oppsettet IT-avdelingen faktisk har satt opp og vurdert som optimalt for både ansatte og organisasjonen.
Unødvendige kostnader
Ansatte i markeds- eller økonomiavdelingen skal ikke bruke tiden sin på å lete etter programvare, ei heller installere og implementere det. Når IT-avdelingen må inn og rydde opp, løper det også der unødvendige kostnader
Hvordan forebygge Shadow IT?
Til syvende og sist er det IT-avdelingen og ledelsens ansvar å sørge for at IT-sikkerhet, rutiner og løsninger ligger til rette for de ansatte. Det første steget er ofte å innrømme utfordringen er tilstede. Her er våre tips for å unngå Shadow IT.
1. Kartlegg behov
Gjennomgå de ansattes rutiner og behov for teknologiske løsninger. Med utviklingen som har vært de siste 10 årene, endres behovene kontinuerlig. Snakk med de ansatte og kartlegg hvordan deres arbeidshverdag kan optimaliseres med hjelp av teknologi og programvare.
2. Standardiser systemene
Gå for ett kjernesystem med eventuelle tilleggsprogrammer, gjerne en skyplattform som G Suite eller Office 365. Sørg for at denne dekker behovene som er i bedriften og at de ansatte bruker dette konsistent. Dette unngår at de ansatte må lete etter programvare som dekker deres behov.
3. Ikke undervurder opplæring
Når løsningene og systemene er satt, må de ansatte kunne bruke de for å utnytte de best mulig. Bruk tid på å implementere og lære opp. Dette sørger for at eksisterende vet hvilke løsninger som skal brukes til hva og gjør arbeidsflyten strømlinjeformet. For nyansatte er vil det bli enklere å komme inn i rutiner samt bruke mindre tid på opplæring.