Håkon RøstenSamarbeid i sanntid, felles sky-lagring av filer med forskjellige tilgangsnivåer, chat-basert kommunikasjon og mye mer. Implementeringen av en slik løsning kan virke kostbart og ressurskrevende. Forrester Research, Inc skrev i 2015 en “Total Economic Impact” (TEI) – analyse for å undersøke den langsiktige verdien av en helhetlig skyløsning.
Bedrifter uten en helhetlig skyløsning føler ofte at systemene fungerer godt, men er uvitende om mulighetene som finnes. Ved å ha en helhetlig skyløsning øker man produktiviteten, fleksibiliteten og kan redusere kostnader.
Overgangen til en helhetlig skyløsning kan virke som en stor, kostbar og ressurskrevende investering, men i analysen av Forrester Research, Inc. er konklusjonen er stikk motsatt. Dette er en øyeåpner for mange.
Formålet med en TEI-analyse
Formålet med en TEI-analyse er å identifisere fordeler, kostnader, fleksibilitet og risikoer som påvirker investeringssbeslutningen. Analysen tar altså hensyn til mer enn bare direkte kostnader og fordeler. Disse faktorene kvantifiseres og analysen ender opp med en nåverdi som vil fortelle om investeringen gir en positiv eller negativ økonomisk innvirkning på sikt.
Fordeler ved en helhetlig skyløsning
En helhetlig skyløsning påvirker hovedsakelig to områder, produktivitet og kostnader. I de aller fleste tilfeller øker produktiviteten, samtidig som kostnadene reduseres.
Økt produktivitet
Den viktigste og mest påvirkningsfulle fordelen ved en helhetlig skyløsning er den økte produktiviteten. Ansatte slipper å lete etter filer, oppleve nedetide og jobbe på mange systemer. Alt er skybasert, så mobilt arbeid forenkles også drastisk. Økt produktivitet fører for de aller fleste også til økt inntekt, da sluttbrukerne har mer tid til verdiskapende aktiviteter.
«Før vi fikk Office 365, hadde vi et sammensurium av programmer og programvare. Arbeidsmoralen var på bunn. Den tidligere teknologien vår sang på siste verset, og medarbeiderne var ekstremt frustrerte fordi de ikke kunne gjøre jobben sin. Medarbeiderne fikk så mye pepper fra kundene at de vurderte å slutte i jobben. Teknologien var problemet, og det gikk ut over virksomheten.»
– Direktør i et landskapsarkitektfirma (Kilde: Forrester Research, Inc, 2015)
Reduserte løpende kostnader
En investering i en omlegging av systemer og opprettelse av et kjernesystem vil virke kostbart på kort sikt. Ved å ha en helhetlig skyløsning vil man imidlertid kunne avslutte flere abonnementer hos andre leverandører som leverer chatplattformer, fjernsamtaler, skylagring, serverlagring, prosjektstyringsverktøy med mer. Vedlikeholdsskostnaden for disse systemene vil også bli eliminert. Ansatte slipper også å bruke tid på IT-problemer og IT-sikkerheten, da de største leverandørene av skyplattformer har gode tekniske løsninger som blir godt sikret med enkle tiltak. Ofte ser vi at summen av de små kostnadene hver måned er like store eller større enn én kostnad til en helhetlig skyløsning. På sikt vil denne kostnaden holde seg stabil, og gi økt produktivitet og output.
Grunnlag: 204 organisasjoner i USA og Storbritannia som bruker Office 365-produkter per 2015
Kilde: Forrester Research, Inc., 2015
Direkte investeringskostnader
Kostnadene ved implementering av en helhetlig skyløsning er betydelige, da det er en en prosess som involverer flere parter. For å få et komplett kostnadsbilde må man regne med kostnader fra planlegging og forberedelse av løsningen til implementering og overføring av data. I tillegg kommer opplæring av ansatte. Denne kostnaden er allikevel nødvendig for å oppnå de verdiene som kommer av fordelene ved implementeringen. I tillegg til kostnader relatert til planlegging og implementering kommer den fremtidige kostnaden til lisenser og drift, men som nevnt viser denne seg ofte å være lavere enn ved å fortsette med tidligere løsning.
Fleksibilitet gir langsiktig strategisk verdi
Når en beslutning om en investering skal tas er det ofte kun kostnader og direkte fordeler som vurderes, men det er viktig å også vurdere den langsiktige strategiske fordelen investeringen vil ha. Ved implementering av en helhetlig løsning vil det være mulighet for å utvide denne etter behov, da leverandørene av slike løsninger har tillegg og utvidelser som kan dekke ethvert behov selskapet måtte ha i fremtiden. Dette er i motsetning til en fysisk server på kontoret som hadde måtte blitt skiftet ut, eller flere tredjepartprogramvare som måtte blitt utvidet eller erstattet ettersom behovet øker. Store, internasjonale selskaper, som General Electric (GE) bruker Office 365 som en kritisk del av deres teknologiske løsning, så du trenger ikke tenke på at selskapet vokser ut av Office 365 eller G Suite.
Risikojustering av faktorer
Ved implementering av en helhetlig skyløsning vil det alltid være usikkerhet. Implementeringen kan ta lengre tid og bli mer kostbart enn antatt. I tillegg til dette kan fordelene vise seg å ikke være like store som først forespeilet. Det er derfor viktig å risikojustere både kostnader og fordeler slik at man ikke får ubehagelige overraskelser underveis. Kostnadene i rapporten til Forrester justeres opp 5%, mens den kvantitative verdien av fordelene nedjusteres med 5-15%.
Resultat av TEI-analysen
Det kvantitative resultatet av hver faktor legges sammen til et samlet resultat som kan brukes ved vurdering av investeringen. Resultatet av kasusstudien i rapporten til Forrester viser en høy positivt netto nåverdi og at investeringen var inntjent etter 5,1 måneder. Dette kan ikke si noe om hvilket resultat akkurat ditt selskap vil oppnå, men det gir en god indikasjon på at en overgang til en helhetlig skyløsning er lønnsomt på sikt. Produktiviteten på tvers av selskapet økes betraktelig og løpende kostnader kan reduseres.
Kilde: Forrester Research, Inc., 2015
Ønsker du å lese hele rapporten? Last ned her
Har du tenkt på den langsiktige verdien av en helhetlig skyplattform?
Klikk her for å lese om kartlegging av sky- og lagringsstrategi
Kilder:
Forrester Research, Inc., 2015, “Total Economic Impact™ av Microsoft Office 365, Små og mellomstore bedrifter”, hentet 27/07/2018
Microsoft, «GE leads the way to the digital industrial age with a modern workplace culture», hentet fra https://products.office.com/en-us/business/office-365-customer-story?key=ge-manufacturing-microsoft-365, 27/07/2018